خطاب التأكيد هو خطاب يتم إرساله لتأكيد تفاصيل معينة، مثل الاتفاقات الشفهية أو المواعيد أو مقابلات العمل. يمكن لخطاب التأكيد أيضًا تأكيد الحجز أو الرد على دعوة أو استلام عناصر أو خدمات معينة أو لتأكيد ترتيبات السفر. رسائل التأكيد قصيرة ويمكن كتابتها بسهولة باتباع تنسيق بسيط.
خطوات
اكتب رسالة تأكيد
1 استخدم الرأس. يجب أن يتضمن خطاب التأكيد ورقة ذات رأسية إذا كانت مكتوبة من أجل التعاملات الرسمية أو المهنية. الرأس هو المعلومات التي تتم كتابتها في أعلى الصفحة، مثل اسم المنظمة وعنوانها. يمنح هذا الخطاب إحساسًا رسميًا ويجعله خطابًا رسميًا للشركة. ابدأ رسالتك بتحية، ثم اتبع الاسم الكامل للمستلم وعنوانه. يتضمن هذا اسم وعنوان الشخص الذي يتم توجيه الخطاب إليه، والقسم أو الشركة التي يعملون بها (إن وجدت)، وعنوان الشركة.
- إذا كانت الرسالة تتعلق بمسألة شخصية أو إذا كنت ترد بصفتك الشخصية على شركة، فالتزم بالتنسيق الرسمي المناسب. ضع العنوان والتاريخ في الهامش الأيسر، أو يمكنك محاذاته إلى يمين الحرف. اترك سطرًا وقم بتضمين عنوان المستلم في الهامش الأيسر. X موارد البحث
2 ابدأ الخطاب بتحية مناسبة. يجب استخدام التحية المناسبة بالإضافة إلى اسم الشخص والمسمى الوظيفي عند إرسال خطاب التأكيد. التنسيق المقبول عمومًا هو السيد / السيدة / الآنسة / طبيب محترم، متبوعًا باسم الشخص (الأول أو الأخير، اعتمادًا على النمط المستخدم في بلدك).
- تجنب الإشارة إلى المرأة على أنها “سيدة”. إلا إذا كنت متأكدا أنها متزوجة.
- يمكنك استخدام الاسم الأول للشخص إذا كنت تكتب خطاب تأكيد شخصي أقل رسمية، أو إذا كانت هذه هي الطريقة المقبولة في بلدك.
3 تأكيد تفاصيل الترتيبات المتفق عليها في الفقرة الأولى. كن مباشرًا وواضحًا في خطاب التأكيد الخاص بك. ليست هناك حاجة لأية معلومات تمهيدية أو مجاملات. بدلاً من ذلك، استخدم الفقرة الأولى لتحديد ما اتفقت عليه بوضوح، وقد يشمل ذلك التواريخ والأوقات والمواقع. فقط كن دقيقا.
- بعض الطرق الشائعة لبدء فقرات مثل هذه أكتب للتأكيد …، أود التأكيد …، تؤكد هذه الرسالة …… X مصدر بحثي
- إذا كنت ترسل رسالتك لتأكيد استلام شيء ما، فذكر ذلك في الفقرة الأولى. كن واضحًا واذكر بالضبط نوع المنتج الذي تم استلامه ورقمه ورقم الطلب. يمكنك أن تبدأ الفقرة بعبارة “يسعدني أن أؤكد وصول المنتج” أو “يسعدني استلام المنتج”.
4 قدم تفاصيل أخرى. أدرج أي تفاصيل أخرى ذات صلة إما في نفس الفقرة الأولى أو اكتبها باختصار في الثانية. قد يشمل ذلك الاتفاقيات المالية أو الشروط والأحكام أو أي شيء آخر يتطلب الموافقة. قد تكون هذه التفاصيل مسؤولة أيضًا عن مهام محددة أو عن إكمال المهام المتبقية.
- يجب عليك دائمًا إعادة صياغة الشروط المتفق عليها للتأكد من عدم وجود سوء فهم لما تم الاتفاق عليه. يساعد تكرار ما تم الاتفاق عليه في توضيح ما هو متوقع منك في المستقبل.
- على سبيل المثال، إذا كنت تطلب من شخص ما التعامل مع مهمة ما، فاطلب منه أن يؤكد معك ما إذا كان يوافق على ترتيبات المهمة أم لا. يجب أن تطلب موافقته كتابةً أو من خلال مكالمة هاتفية أو عبر بريد إلكتروني.
- رسائل التأكيد ليست فقط عملية تأكيد بين الطرفين لتاريخ أو اتفاق أو استلام البضائع، ولكنها أيضًا دليل ورقي. رسائل التأكيد هي وثائق بين الطرفين تعمل كدليل على وجود مراسلات بينهما، ويمكن استخدامها في حالة وجود مشكلة أو سوء فهم. X موارد البحث
5 اطلب من الطرف الآخر التواصل معك إذا لزم الأمر. يجب أن تحتوي الفقرة الأخيرة من الخطاب على سطر يشجع القارئ على الكتابة والاتصال بك إذا لزم الأمر. أطلب الاتصال بك إذا دعت الحاجة، مثل توضيح مسألة أو سوء فهم أو مشاكل من أي نوع.
- من أمثلة هذه الجمل “الرجاء الاتصال بي إذا كنت بحاجة إلى أي معلومات إضافية” أو الرجاء الاتصال بي إذا كنت ترغب في إضافة…. ” X مصدر بحثي
6 قم بإنهاء رسالتك بتوجيه الشكر للمستلم. تأكد من إنهاء الخطاب بشكل مناسب. استخدم عبارات مثل “مع خالص التقدير” أو “شكرًا لك” أو “مع أطيب التحيات” أو “مع كل الاحترام الواجب”. اكتب اسمك أدناه وضع توقيعك أعلاه. استخدم اسمك الكامل في خطابات الأعمال.
راجع خطاب التأكيد
1 راجع خطاب التأكيد. يجب عليك مراجعة رسالتك قبل إرسالها، وتذكر القيام بذلك مع أي مستند رسمي، حتى لو كان يتعلق بمسألة شخصية. تعد مراجعة الخطاب أكثر أهمية إذا كان الأمر يتعلق بترتيبات العمل. ابحث عن الأخطاء الإملائية أو الكلمات المفقودة أو الأخطاء النحوية أو أخطاء الترقيم أو أي أخطاء أخرى تواجهها.
- إن إرسال رسالة منمقة يجعلك تبدو مسؤولاً ومتمحورًا في التفاصيل.
2 استخدم ورقًا مطبوعًا عالي الجودة ومتوافقًا. عند طباعة خطاب من شركة معينة، استخدم مكتبة الشركة التي تتضمن ترويسة الشركة. إذا كنت لا تتابع عملاً معينًا ولا تمتلك مكتبة مخصصة، فقم بطباعة الرسالة على ورق عالي الجودة. تأكد من طباعة الرسالة من طابعة جيدة لا تسرب الحبر أو مسحوق الطباعة.
- حاول دائمًا طباعة خطابات التأكيد إذا كنت ترسلها عبر البريد الإلكتروني. تجنب كتابة خطاب العمل باليد.
3 استخدم الخط والهوامش القياسية. عند كتابة خطاب رسمي، يجب عليك استخدام أي خط قياسي، مثل Times New Roman أو Arial. يجب أن يكون حجم الخط أيضًا 12 وألا يكون غامقًا أو مائلًا أو تحته خط. يجب أن تكون الهوامش 2.5 سم على كل جانب.
- بالنسبة للخطابات الرسمية كما هو الحال مع خطاب التأكيد، يجب استخدام التنسيق أحادي الكتلة. هذا يعني أن الحرف متباعد بشكل متساوٍ وأنك تترك سطرًا واحدًا بين الفقرات ولا توجد مسافة بادئة في بداية كل فقرة.
4 كن مختصرا وفي صلب الموضوع. رسائل التأكيد هي أحرف قصيرة من نوعها، لذا يجب تجنب استخدام كلمات أو عبارات أو معلومات غير ضرورية. X مصدر البحث. حافظ على دقة محتوى الخطاب واشر فقط إلى التفاصيل التي تؤكدها، دون إضافة أي معلومات زائدة عن الحاجة.
5 طابق أسلوبك مع أسلوب العمل. إن أسلوب خطابات التأكيد رسمي وغير شخصي لأن معظمها قصير بالطبع. يساعد ذلك في إبراز التفاصيل التي تريد التأكيد عليها ويقلل من استخدام الكلمات غير الضرورية. X موارد البحث
- إذا كنت تكتب رسالة تأكيد شخصية أو خطابًا إلى أحد معارفك أو شخص تربطك به علاقة غير رسمية، فيمكنك أن تكون أكثر انفتاحًا في كتاباتك. ولكن إذا لم تكن متأكدًا من ماهية العلاقة، فمن الأفضل أن تكون رسميًا.
- لا بأس في إظهار امتنانك أو حماسك حتى لو أبقيتها رسمية في الكتابة. على سبيل المثال، إذا تم تحديد موعد لمقابلة عمل، فيمكنك الرد بما يلي “أنا أقدر حقًا فرصة إجراء مقابلة لهذه الوظيفة” أو “أتطلع بشدة لإجراء مقابلة لهذا المنصب”.
6 تعرف على المواقف المناسبة لإرسال خطابات التأكيد. هناك العديد من الأسباب المختلفة التي قد تدفعك إلى إرسال خطاب تأكيد ؛ يتضمن ذلك تأكيد مواعيد بعض المواعيد أو المقابلات أو الاجتماعات أو المؤتمرات أو غيرها من الأحداث. فيما يلي بعض أسباب إرسال رسائل التأكيد
- عرض العمل
- اقبل الوظيفة
- استلام طلب
- الحالة الوظيفية
- ترتيبات السفر
- إذن لشخص آخر
- الحضور X هو مصدر بحثي