كيفية كتابة بريد إلكتروني طلبًا للنقد والتقييم

كتابة البريد الإلكتروني هو آداب ومعايير اجتماعية، تمامًا مثل وسائل الاتصال الأخرى بين الناس. إذا كنت ترغب في كتابة رسالة تطلب من الآخرين في العمل أو المدرسة تقييم عملك، أو تطلب نقدًا لمسودة نص كتبته، يجب أن تأخذ في الاعتبار اختيار الكلمات والأسلوب والتوقيت المناسب من أجل الوصول إلى ما تريده. تريد من المتلقي قدر الإمكان. كن لبقًا ودقيقًا ومحددًا في رسالتك بحيث تتلقى التعليقات البناءة التي تسعى إليها.

خطوات

طلب التقييم في العمل

1. 1 حدد من يمكنه الحكم على عملك بشكل أفضل. عادة ما يكون هذا الشخص هو رئيسك المباشر، وحتى لو لم يكن هو، يجب أن تبدأ معه أو مع زملائك الكبار، الذين لديهم الخبرة لمساعدتك وتقييمك بشكل صحيح. X موارد البحث

2. 2 كن مؤدبًا ومتواضعًا في الرسالة. اتبع قواعد البريد الإلكتروني في مكان عملك، وتذكر أن التواضع مهم جدًا عند طلب التعليقات، ولكن لا تجعل رئيسك يبدو وكأنك لا تعرف شيئًا عن عملك، ولكن اكتب أسئلتك لإظهار ما تم إنجازه في المهمة الموكلة لك. X مصدر بحثي سيرى مديرك من هذا أنك لا تتباطأ وتعتمد على آراء الآخرين. ضع في اعتبارك أيضًا النصائح التالية X مصدر بحثي

   • على سبيل المثال، يمكنك أن تقول، “كنت أعمل على عرض توضيحي ليوم غد عندما صادفت مشكلة التنسيق هذه، ولست متأكدًا مما إذا كنت أتبع قواعد الشركة. لقد أرفقت العرض التوضيحي بالحرف حتى تتمكن من الاطلاع عليه واسمحوا لي أن أعرف إذا كان لديك أي اقتراحات. شكرا جزيلا لك على مساعدتك. ” “
   • لا تنس أن تشكر متلقي الرسالة.

3. 3 كن محددًا في طلبك. سيساعدك هذا على عدم تلقي تعليقات عامة خارج الموضوع لا تساعد في حل مشكلتك. تجنب الأسئلة بنعم / لا قدر الإمكان وركز على الأجزاء الإشكالية من عملك. لا تقصف رئيسك أو زميلك في العمل بكل الأسئلة الممكنة حول وظيفتك في وقت واحد. X موارد البحث

   • على سبيل المثال، يمكنك أن تقول “لست متأكدًا من كيفية التعامل مع ملف العميل فلان لأنه لا يرد على رسائلي، وبما أن هذه المهمة لها أولوية عالية، فقد اعتقدت أن أفضل شيء هو أن أكتب إليكم حتى أعرف رأيكم في ما ينبغي عمله.
   • إذا كنت تريد تعليقات عامة مثل في شكل تقرير أو مراجعة (على سبيل المثال حول إنتاجيتك أو إبداعك)، فاسأل بشكل مباشر، بأدب، وباختصار وعلى وجه التحديد قدر المستطاع. إذا كنت تريد رأي مرؤوسيك، فاجعل الاستبيان مجهول الهوية. X موارد البحث

4. 4 أرسل رسالة شكر عندما تتلقى ردًا. إذا تضمن التقييم نصائح للتحسين أو أن عملك ليس جيدًا كما هو متوقع، فتأكد من أن إجابتك تتضمن فقرة قصيرة حول كيف تنوي إصلاحها. تمهل حتى تهدأ ولا تستجيب على الفور. X موارد البحث

   • تأكد من الرد في غضون يوم أو يومين على أبعد تقدير.

طلب تقييم المدرسة

1. 1 قدّم نفسك. قد يكون لدى أستاذك المئات من الطلاب، خاصة إذا كنت في الجامعة، لذلك تحتاج إلى تضمين اسمك الكامل وسنة الدراسة والشعبة. إذا كنت لا تزال في المدرسة الثانوية، فذكر الفصل. بهذه الطريقة لن يضيع معلمك وقتك في محاولة اكتشاف هويتك وسيكون لديه المزيد من الوقت لتقييمك. X موارد البحث

2. 2 اجعلها رسمية. يعاني الطلاب أحيانًا من كيفية إرسال بريد إلكتروني إلى الأساتذة. هل تقول “أستاذ دكتور كذا وكذا” أو “عزيزي السيد كذا وكذا”. إذا اتصل بك أستاذك من قبل، فلا تخفض مستوى الشكليات عما كان يعاملك به، وحافظ على الاحتراف في التعامل. لا تقل، “مرحبًا! هل تعجبك ورقتي رد بسرعة.” بدلاً من ذلك، قل، “أجد بعض الصعوبة في فهم المطلوب، ولدي أسئلة محددة حول الورقة.” X موارد البحث

3. 3 مخطط تفصيلي. لا تقض وقتًا في توضيح سياق أسئلتك إلا إذا كان من الضروري فهمها. على سبيل المثال إذا كنت تريد رأيه في تمديد الفترة المحددة للتسليم، فذكر أسبابك، ولكن إذا كنت تسأل عن شيء ما عن المطلوب ولا شيء أكثر، فلا تتحدث عن أحداث يومك، دراجتك التي تعطلت، والتأخير في إرسال البريد (ما لم يكن قبل تاريخ التسليم، على سبيل المثال) وما إلى ذلك. هذا لا علاقة له بالمحتوى. X موارد البحث

4. 4 – لا تنتظر ليلة الامتحان أو موعد التسليم حتى تستفسر من أستاذك عن رأيها. لقد ادعى أنك لن تتلقى ردًا في مثل هذا الوقت القصير، وسوف يزعجه أنك انتظرت حتى اللحظة الأخيرة لإرسال رسالة نصية إليه. إذا كان يجب أن تسأل في هذا الوقت، فكن محددًا ومختصرًا واعتذرًا. سيزيد ذلك من احتمالية رده عليك إذا رأى الرسالة في الوقت المناسب. X موارد البحث

5. 5 استخدم تنسيق الملف الذي طلبه أستاذك. غالبًا ما يحدد الأساتذة أثناء الفصل ما هي الملفات المطلوبة لإرسال المهام أو إرسال الرسائل. على سبيل المثال، إذا حدد أستاذك ملفات DOC، فلا ترسل ملف PDF أو TXT. إذا كنت لا تعرف، أرسل ملف PDF أو RTF أو اسأل ببساطة. X موارد البحث

6. 6 اطلب تقييم الإجابة على امتحان أو مهمة قمت بإرسالها بالفعل. كل ما عليك فعله هو الكتابة إلى أستاذك بأدب. إذا كان لدى أستاذك ساعات محددة لاستقبال الطلاب في مكتبه، فانتقل إليه أو احجز موعدًا. يمكنك أن تقول، “عزيزي الأستاذ فلان. لم تكن درجة امتحاني كما توقعت من نفسي. هل يمكنك أن تريني الأخطاء التي ارتكبتها حتى أتمكن من إصلاحها في المستقبل” في العادة، يستجيب الأساتذة بكل سرور لمثل هذا الطلب.

طلب نقد مسودة نص مكتوب

1. 1 ابدأ في إرسال رسالة نصية إلى شخص تعرفه. إذا كنت تريد نقدًا دقيقًا، فمن الأفضل إرسال نصك إلى شخص تعرفه، ويفضل أن يكون صديقًا أو زميلًا. عندما تكتب خطابًا إلى شخص تعرفه يطلب النقد، خاطبه كما تفعل عادةً. إذا اعتدت التحدث معه عبر الهاتف، فمن الأفضل أن تفعل ذلك هنا. لا ترسل النص مع الرسالة الأولى إلا إذا كنت تتوقع منه أن يقبل (على سبيل المثال إذا كنت قد قرأت نصًا له من قبل أو أنه عرض قراءة نصك). X موارد البحث

   • يمكن أن تتضمن الرسالة وصفًا قصيرًا أو ملخصًا، اعتمادًا على ما إذا كان المستلم صديقًا أو زميلًا.

2. 2 اتصل بخبير. إذا كنت بحاجة بشكل خاص إلى مشورة الخبراء، فاكتب إلى خبير تسمع عنه واشرح المشروع الذي تعمل عليه وحاجتك إلى النقود. لا تكن انتهازيًا، ولكن اشكره بلطف على اهتمامه، مثل، “أنا أفهم إذا لم يكن لديك الوقت للنظر في نصي.” يمكنك أيضًا أن تطلب منه ترشيح ناقد بديل من ذوي الخبرة والوقت إذا اعتذر. X موارد البحث

3. 3 لا ترسل رسالتك النصية دون إشعار مسبق. على الأرجح لن يرد الناقد عليك إلا إذا صرحت بوضوح أنك ستدفع مقابل ذلك. إذا كان المستلم كاتبًا مشهورًا، فمن المحتمل أنه لن يرد لأنه يتلقى الكثير من رسائل البريد الإلكتروني هذه بشكل منتظم. مصدر بحث X بدلاً من ذلك، ابدأ بأصدقائك وزملائك وأساتذتك، وما إلى ذلك، فهم أكثر استعدادًا وقدرة على مساعدتك. X موارد البحث

4. 4 كن محددًا في طبيعة النقد الذي تطلبه. إذا كنت تريد النقد الإيجابي فقط، اسألهم. أخبرهم ما إذا كنت تريد نقدًا تفصيليًا أو موضعيًا أو نصًا كاملاً، وما إذا كنت تريدهم تقييم علم الجمال أو اللغويات أو البنية. يساعد التفصيل في هذه الأشياء الناقد على فهم ما تريده منه. X موارد البحث

   • النقد الإيجابي ليس بالضرورة ترهيبًا غير بناء على الكتف. إذا أوضح لك الناقد سبب إعجابه بهذا الجزء أو ذاك، فهذا يسمح لك بتعلم الكثير عن فن الكتابة. X موارد البحث
   • إذا كان النقد سلبيًا، امنح نفسك وقتًا قبل الرد. إذا جاء من صديق، فمن الأرجح أن نيته هي المساعدة. إذا كان الناقد هو معلمك ومهما كنت تشعر بالضيق أو الغضب، فلا ترد تحت تأثير هذه المشاعر، بل اشكره على مساعدته وتجاوز الأمر. بعد فترة، قد تجد هذا النقد مفيدًا، حتى لو كانت الطريقة التي جاء بها مؤلمة. X موارد البحث

5. 5 امنح الناقد وقته للرد عليك. إذا طلبت نقدًا تفصيليًا لنص روايتك، على سبيل المثال، فلا تنتظر الرد بعد يوم أو حتى أسبوع. يحتاج نص بحجم الرواية إلى وقت لمراجعته. إذا كان هناك موعد نهائي لتسليم النص إلى شخص ما، فأخبر المراجع مسبقًا حتى يتمكن من إخبارك ما إذا كان بإمكانه مراجعته في الوقت المناسب. لا تنس أن لديه حياته والتزاماته. X موارد البحث

6. 6 اشكره على مساعدته. إذا كان الناقد صديقك، اشتري له هدية، مثل علبة الشوكولاتة، أو رد الجميل في وقت لاحق. إذا كان أستاذك، فيمكنك إرسال بريد إلكتروني له يشكره ويخبره أنك تقدر وقته وجهده. إذا نسيت أن تشكر الشخص الذي ساعدك، فقد يشعر أنك استفدت منه أو أنك لم تقدر ما فعله وسيكون أقل استعدادًا لمساعدتك في المستقبل. X موارد البحث

مسح العملاء

1. 1 لا تسأل الكثير من الأسئلة. يتم قصف الناس بسيل من استطلاعات الرأي من كل شركة ومنظمة ومتجر فوق طاقتهم. إذا كنت تريد أن يحذف العميل رسالتك فورًا بعد الاطلاع عليها، فاملأها بالأسئلة ؛ إذا كنت تريده أن ينتبه، ما عليك سوى طرح سؤال أو سؤالين. X موارد البحث

2. 2 اطرح أسئلة مفتوحة. بدلاً من الأسئلة البسيطة بنعم أو لا، اطرح أسئلة تحث القارئ على توضيح إجابته. على سبيل المثال، لا تسأل “هل تجد منتجنا يستحق التوصية بأصدقائك” بدلاً من ذلك، اسأل “كيف تصف منتجنا لأصدقائك”. يمنحك هذا النوع من الأسئلة معلومات أكثر من سؤال نعم / لا. X موارد البحث

3. 3 أخبر عميلك أنك ستستجيب بسرعة. بدلاً من شعور العميل بأن آرائه ستنتهي في كومة عملاقة قد لا ينظرون إليها أو يحسبونها، اجعلهم يشعرون أن آرائهم مهمة وأنهم سيتلقون ردًا حتى تجد آراء أكثر صدقًا. X موارد البحث

   • كن صادقًا ومهنيًا عند الرد. في هذا العصر الذي يسير فيه كل شيء بسرعة البرق، قد تكون سمعة شركتك في الوحل في لحظة إذا تخلت عن الاحتراف والصدق في استجابتك.

4. 4 لا تستخدم الفلاش أو أي ملحقات أخرى ثقيلة. إذا كان الإنترنت الخاص بالمستخدم بطيئًا، فمن المرجح أن يقوم بحذف رسالتك بمجرد أن يكتشف أن تحميلها بطيء. تذكر أن استبيانات العملاء أكثر أهمية بالنسبة لك منها بالنسبة لهم. X موارد البحث

5. 5 استخدم الخط والتنسيق المناسبين. يساعدك أن تبدو رسالتك أنيقة واحترافية. لا تتوقع أن يعجب العميل برسالة مبهرجة أو طفولية. استخدم الخطوط القياسية مثل Times New Roman أو Arial إذا لم تجد خطًا مناسبًا، واستخدم الحد الأدنى من الرسومات قدر الإمكان. X موارد البحث

6. 6 تأكد من أن رسالتك متوافقة مع جميع الأجهزة. عمود واحد أفضل من عمودين، ولا تستخدم خطوطًا رفيعة. تذكر أن العديد من الأشخاص يستخدمون أجهزتهم المحمولة لقراءة رسائل البريد الإلكتروني ؛ من مصلحتك الفضلى تسهيل قراءة رسالتك على أجهزة الكمبيوتر والهواتف المحمولة والأجهزة اللوحية. X موارد البحث

أفكار مفيدة

• من التواضع إلى الله مرفوع.
• لا تسأل عن التقييم.
• اتبع آداب البريد الإلكتروني كما يتطلب السياق.