كيفية كتابة بدايات الخطابات

يمكن لرسالة أو خطاب مكتوب جيدًا أن يترك انطباعًا جيدًا عليك، وعلى الرغم من أنه من الصعب أحيانًا كتابة السطر الأول والافتتاحي، سواء في خطاب شخصي أو خطاب عمل أو خطاب تغطية مرفق بسيرة ذاتية، إذا كنت أكمل القراءة، ستتعلم كيفية تصميم خطاب وتعلم كيفية كتابة الافتتاحية، حيث توجد بعض الاستراتيجيات والطرق الشائعة التي ستساعدك.

خطوات

اكتب رسالة شخصية

1. 1 اكتب عنوانك في الجزء العلوي الأيمن من الصفحة. اكتب عنوانك في أعلى يمين الصفحة عند كتابة خطاب شخصي. X Research Source وهذا يسهل على المرسل إليه الرد عليك دون الحاجة إلى البحث عن عنوانك أو الاحتفاظ بالمغلف.

   • ليست هناك حاجة لكتابة اسمك مع العنوان، ولكن ببساطة اذكر اسم الشارع أو صندوق البريد الخاص بك في السطر الأول، ثم اكتب المدينة والمقاطعة والرمز البريدي في السطر التالي.

2. 2 اكتب التاريخ بعد العنوان. تكمن أهمية ذكر التاريخ في حقيقة أن القارئ يعرف اليوم الذي كتبت فيه الرسالة، كما أنه يسهل عليه إذا أراد أن ينظم رسائله منك حسب التاريخ. اكتب التاريخ في السطر التالي لكتابة العنوان. X موارد البحث

   • اكتب التاريخ بهذا الترتيب اليوم، الشهر، السنة. على سبيل المثال “22 أبريل 2016” وهو النمط الشائع بين العرب. في الثقافات الغربية، التاريخ مكتوب وفقًا لهذا النمط، “22 أبريل 2016”.

3. 3 خاطب مستلم الرسالة. اترك خطا ثم ابدأ رسالتك على الجانب الأيمن. من الأفضل أن تبدأ بالتحية المعتادة “عزيزي فلان” عند كتابة الرسائل الشخصية. اكتب اسم المستلم بعد “عزيزي” متبوعًا بفاصلة. X موارد البحث

   • تذكر كيف تخاطب الشخص الذي تراسله عند التحدث إليه. هل تخاطبه باسمه، مثل “عزيزي محمد”، أو بعلاقته بك، “جدتي العزيزة”، أو بطريقة محترمة مثل “عزيزي السيد محمد”.

4. 4 اسأل المرسل إليه سؤالاً. من الشائع أن تبدأ بسؤال عند مخاطبة صديق أو أحد أفراد الأسرة، لأنه يظهر أنك تهتم بحالتهم.

   • على سبيل المثال، قد تبدأ بقول “كيف حالك” أو “كيف تقضي أيامك في المدرسة” أو “هل تشعر بتحسن”

5. 5 أظهر الاهتمام بشيء قاله المرسل إليه أو فعله. الافتتاحية الجيدة هي أن تبدأ بشيء ذكره الشخص في رسالته الأخيرة. يمكنك أن تذكر نجاحًا حديثًا، أو إجازة ممتعة، أو بعض المشكلات التي واجهوها.

   • على سبيل المثال، قد تبدأ بقول “تهانينا على نجاحك!” أو “يبدو أن رحلتك كانت ممتعة حقًا” أو “أنا آسف جدًا لأنك واجهت صعوبة في دراستك.”

اكتب خطاب عمل

1. 1 اكتب عنوانك الكامل في أعلى الورقة. لا تضع اسمك قبل العنوان، ولكن يمكنك تضمين بريدك الإلكتروني و / أو رقم هاتفك أسفل العنوان إذا كنت ترغب في ذلك. X موارد البحث

   • يمكنك كتابة العنوان أعلى اليمين أو اليسار.

2. 2 اكتب التاريخ. اترك سطرًا بعد كتابة العنوان وأي معلومات أخرى للاتصال بك، ثم اذكر التاريخ بالكامل اليوم والشهر والسنة. X موارد البحث

   • اكتب التاريخ مثل “22 أبريل 2016”.

3. 3 اكتب عنوان المستلم على الجانب الأيسر من الرسالة. يجب كتابة اسم المرسل إليه وعنوانه الكامل على الجانب الأيسر من الورقة عند كتابة خطاب عمل. اترك خطاً بين العنوان والتاريخ. X موارد البحث

   • اترك سطرًا بعد عنوانك، بحيث تكون التحية (“عزيزي فلان،” أو “لمن يهمه الأمر”) في السطر التالي.

4. 4 قرر ما إذا كان البدء بكلمة “Dear” مناسبًا لغرضك في الرسالة. من المعتاد أن تبدأ بكلمة “عزيزي” ولكن في بعض الأحيان يكون من غير المناسب حيث يعتبر كتابة خطاب عمل أو شكوى أمرًا حميميًا للغاية. X موارد البحث

   • حدد ما إذا كانت مخاطبة الشخص الذي تراسله “عزيزي” مناسبة لغرضك. يمكنك استخدام هذه التحية إذا كان هدفك هو إقامة علاقة مع المرسل إليه أو التعرف عليه بشكل أفضل، مثل عندما تعمل في مشروع مع الفريق. X موارد البحث
   • يمكنك أن تبدأ الحرف بالاسم الأول والأخير للشخص إذا شعرت “عزيزي” ببعض الإحراج. ابدأ الخطاب بقول “السيد محمد” ثم تابع ذلك برسالتك.
   • يمكنك أيضًا البدء بكتابة “إلى من يهمه الأمر”، لكنها تعتبر طريقة جادة وتشير إلى مسافة كاملة من المرسل إليه. استخدم هذه الصياغة فقط إذا كنت لا تعرف اسم الشخص الذي تراسله.

5. 5 فكر في كيفية مخاطبتك للشخص الذي تكتب إليه. تحديد أفضل صيغة لمخاطبة المراسل قبل ذكر اسمه، حيث أن الصياغة رسمية في معظم خطابات الأعمال، مثل ذكر عناوين المرسل إليه. ضع في اعتبارك أيضًا كيف يخاطبك مراسلك في رسائلهم وكيف تبدو علاقتك.

   • ضع في اعتبارك عنوان الشخص وموقعه. يفضل إضافة الوظيفة أو المسمى الوظيفي الذي يميز الشخص عند التحية، مثل كتابة “عزيزي دكتور محمد” إذا كان الشخص الذي تكتب إليه طبيبًا، أو “عزيزي اللواء محمد” إذا كان لواءً في الجيش. يجب ذكر العنوان أيضًا. دكتور “أو” أستاذ “عند مخاطبة دكتوراه X مصدر بحث
   • اقرأ الرسالة التي تكتب ردًا عليها. اقرأ الرسالة التي تكتب الرد عليها وانتبه إلى كيفية مخاطبتك بها حتى تتمكن من تحديد كيفية مخاطبة المرسل إليه. على سبيل المثال، إذا تلقيت رسالة تخاطبك مثل هذا “عزيزي الأستاذ كريمة،” يجب أن ترد على النحو التالي “عزيزي الأستاذ / الأستاذ العزيز …” X مصدر بحثي
   • ضع في الاعتبار طبيعة علاقتك مع الشخص الذي تراسله. يجب عليك مراجعة مدى معرفتك بالمرسل إليه هل تدردش على درجة من القرب أو تستخدم عناوين رسمية اعلم أنه حتى لو كنت تخاطب الشخص الذي تكتب إليه بالفعل باسمه، فإن مخاطبته باسمه في خطاب عمل قد يكون غير رسمي للغاية. إذا كنت في شك، فمن الأفضل توخي الحذر ومخاطبة الشخص بألقاب رسمية مثل الأستاذ أو الأستاذ أو الطبيب.

6. 6 اجعل صياغتك ودية. ويفضل أن تكون طريقتك في تقديم الموضوع مستساغة مهما كان هدفك من الخطاب، حتى يتقبل القارئ ما تقوله. لا تبدأ الخطاب ببيان فظ أو متطلب، حتى لو كان الغرض من رسالتك هو شكوى أو شيء سلبي. بدلاً من ذلك، من الأفضل أن تبدأ بتقديم التهاني والتمنيات الطيبة للشخص الذي تخاطبه.

   • على سبيل المثال، يمكنك البدء بالقول، “أتمنى أن تجدك هذه الرسالة على ما يرام” أو “تهانينا على ترقيتك!” إذا كنت تريد أن تكون مقالتك لطيفة.

7. 7 اشرح الغرض من هذه الرسالة. من الجيد دائمًا أن تبدأ الخطاب بجملة لطيفة، ولكن من المهم أن تكون واضحًا ومباشرًا عند كتابة خطاب عمل. يمكنك لفت انتباه القارئ إلى الغرض من الرسالة بالقول، “أنا أكتب هذه الرسالة إليك بسبب / من أجل …” X مصدر بحثي

   • يمكنك استخدام هذه المقدمة لأغراض مختلفة “أكتب هذه الرسالة إليك بسبب اهتماماتنا المشتركة …” أو “أكتب إليك لتقديم شكوى …” أو “أكتب إليك لتقديم طلب للحصول على الشراكة بين شركاتنا … “

اكتب خطاب تغطية

1. 1 استخدم تنسيق خطاب العمل عند كتابة خطاب الغلاف الخاص بك. يمكنك أن تبدأ خطاب الغلاف المصاحب تمامًا مثل خطاب العمل كما يلي

   • اكتب عنوانك في أعلى الصفحة، إما على اليسار أو اليمين. لا تذكر اسمك، بل العنوان فقط.
   • أضف عنوان بريدك الإلكتروني و / أو عنوان موقع الويب الشخصي و / أو رقم الهاتف على السطر بجوار العنوان.
   • اترك خطا.
   • اكتب التاريخ مع ذكر الشهر، على سبيل المثال “22 أبريل 2016”.
   • اترك سطرًا إضافيًا.
   • اكتب التحية. “عزيزي فلان” أو “لمن يهمه الأمر”.

2. 2 قدم ملخصًا قصيرًا لإنجازاتك. يمكنك أن تبدأ الخطاب بشيء بسيط مثل، “أنا أكتب لتقديم طلب لشغل منصب …”، ولكن إذا كنت ترغب في تجربة عرض جديد، يمكنك تحديد إنجازاتك المهمة بإيجاز. سيؤدي ذلك إلى جذب انتباه مدير التوظيف وزيادة احتمالية إجراء مقابلة. X موارد البحث

   • على سبيل المثال، قد تبدأ بالقول، “لقد ضاعفت مبيعاتي في السنوات الخمس الماضية، ليس فقط داخل المدينة، ولكن أيضًا داخل حدود المدينة”. يمكنك أيضًا ذكر خبرتك في العمل والدراسات والتدريب الخاص والمؤهلات الأخرى اللازمة للوظيفة.

3. 3 عبر عن حماسك. يمكن أن يؤدي إظهار حماسك في الرسالة المرفقة إلى زيادة إمكانية الحصول على مقابلة، حيث قد تثير إعجاب مدير التوظيف من خلال إظهار اهتمامك بالوظيفة. X موارد البحث

   • على سبيل المثال، يمكنك أن تقول، “أنا متحمس للحصول على هذه الوظيفة لأنني معجب بشدة بالعمل في الشركة.” ثم يمكنك التحدث عما يعجبك في هذه الشركة، وشغفك بعملك، وكيف تعتقد أنك مناسب للوظيفة.

4. 4 إضافة بعض المصطلحات المتعلقة بمجال العمل. يمكن لهذه الكلمات الرئيسية أن تجعل رسالتك تلفت انتباه العديد من المتقدمين. اذكر المصطلحات المتعلقة بمجال العمل في بداية الرسالة لزيادة إمكانية جذب انتباه مدير التوظيف إلى رسالتك، خاصة إذا كانت هذه الشروط تشير إلى أنك مناسب للوظيفة. X موارد البحث

   • يمكنك استخدام بعض الكلمات المفتاحية المذكورة في إعلان الوظيفة، مثل مهارات معينة أو خبرات سابقة. يمكنك البدء بالقول، “خلال السنوات الخمس التي عملت فيها كمدير للمبيعات، قدمت العديد من العروض التقديمية وقدمت استراتيجيات مبيعات ناجحة.”
   • يمكنك أيضًا ذكر اسم أي شخص أو أشخاص أوصاك بهذا المنصب، حيث سيؤدي ذلك إلى جذب انتباه مدير التوظيف والتأكد من أنه يوفر لك فرصة لإجراء مقابلة. على سبيل المثال، يمكنك أن تقول، “لقد تم ترشيحي لهذه الوظيفة من قبل …”

أفكار مفيدة

• يمكن أن تكون الرسائل الشخصية بالطول الذي تريده، ولكن يفضل أن تكون رسالتك قصيرة وواضحة إذا كانت لغرض متعلق بمجال العمل، حيث يتعين عليك التعبير عن نفسك في صفحة واحدة فقط عند كتابة هذا النوع من خطاب.