الإيصال هو مستند يؤكد استلامك مبلغًا معينًا من المال أو البضائع. X Research Source إنه قرار حكيم استخدام الإيصالات عندما تدير شركة أو عند إجراء أي عمليات شراء أو مبيعات عامة. الإيصال هو اتفاق رسمي بينك وبين البائع أو المشتري، يمكنك اللجوء إليه لأي سبب من الأسباب، كما هو معترف به في القضايا القضائية أو المراجعات المالية، وبشكل عام يمنحك الفرصة لتتبع مبيعاتك أو مشترياتك .
خطوات
إعداد الإيصال
1 قم بشراء إيصال من ورق الكربون لتسريع العملية. استثمر في دفتر الإيصالات بنسخ الكربون، خاصة إذا كنت تكتب الإيصال بخط اليد، مما يتيح لك الكتابة مرة واحدة ولديك نسختان جاهزتان، واحدة لك والأخرى للمشتري.
- سيحتوي إيصال نوع النسخة الكربونية على المعلومات الضرورية لإيصال البيع أو سيكون له تصميم مسطر يمكّنك من كتابة الإيصال بشكل صحيح وواضح.
2 اكتب جميع الإيصالات المكتوبة بخط اليد بقلم حبر داكن. تأكد من أن الإيصال مقروء بقلم داكن اللون. تذكر أنك تريد أن يكون الإيصال سجلاً دائمًا، لذلك لا تستخدم أقلام الرصاص أو الأقلام ذات الحبر بلون الباستيل الذي قد يتلاشى بمرور الوقت.
- اكتب كل شيء بحجم خط كبير وواضح وسهل القراءة، وأنت تكتب الإيصال بخط اليد. إذا استخدمت إيصالًا من ورق الكربون، فاضغط لأسفل أثناء الكتابة حتى يمر الحبر عبر النسخة الثانية أو الثالثة من الإيصال.
3 استخدم ختم الشركة المطبوع أو إيصالاً فارغًا مطبوعًا مسبقًا باسم شركتك. استخدم ختم الشركة المطبوع أعلى كل إيصال للتأكد من صحته. يمكنك أيضًا الحصول على إيصال مختوم مسبقًا باسم شركتك وشعارها. سيوضح هذا للبائع أن هذا المنتج (أو المنتجات) يأتي من عملك أو شركتك وسيكون مرجعًا مفيدًا في الأحداث التي تتطلب إشارة إلى الإيصال.
4 ضع جميع المعلومات الأساسية لإيصال المبيعات. سواء تم كتابة الإيصال بخط اليد أو كتابته على الكمبيوتر، يجب أن يتضمن الإيصال الأقسام الأساسية التالية
- معلومات البائع.
- معلومات المشتري.
- معلومات سجل المعاملات.
- تفاصيل المنتج.
- تكلفة العملية التجارية.
- طريقة الدفع او السداد.
- مساحة لكل من توقيع البائع والمشتري.
5 تأكد من حصولك على جميع المعلومات التي تحتاجها لكتابة إيصال الإيجار. يعد الحصول على إيصال إيجار المستأجر مفيدًا إذا دفع المستأجر المال نقدًا أو عن طريق شيك أمين الصندوق ويريد تتبع المدفوعات. إيصال الإيجار مفيد أيضًا لأصحاب العقارات كدليل مادي على دفع الإيجار، وتطلب بعض الولايات القضائية من الملاك تقديم إيصال إيجار للمستأجر كشرط أساسي. إذا كنت تكتب إيصال إيجار لمالك أو مستأجر، فيجب أن يتضمن إيصال الإيجار المعلومات الأساسية التالية X مصدر بحث
- المبلغ الإجمالي للإيجار المدفوع.
- تاريخ دفع الإيجار.
- الاسم الكامل للمستأجر.
- الاسم الكامل لمالك العقار.
- عنوان موقع الإيجار.
- فترة السماح لسداد الإيجار.
- كيفية دفع الإيجار (نقدًا، بشيك، إلخ).
- توقيع المالك وتوقيع المستأجر.
6 ضع في اعتبارك طباعة نماذج إيصالات مجانية. هناك العديد من القوالب المجانية التي يمكن الوصول إليها عبر الإنترنت إذا كنت ترغب في إنشاء نماذج مطبوعة لشركتك أو عملك. X Research Source ما عليك سوى طباعة هذه النماذج من الإنترنت وختمها باسم شكرك لتخصيصها للمعاملات اليومية.
افهم الغرض والعناصر الأساسية للقسيمة
1 تعرف على الغرض الأساسي من الإيصال. تكمن أهمية الإيصال في مساعدتك في تتبع الدخل للأغراض الضريبية. احتفظ بجميع إيصالاتك، خاصة إذا كنت تدير عملاً تحتاج فيه إلى إظهار إثبات النفقات في ضرائبك. يجب عليك دائمًا تقديم إيصال لعملائك عند إدارة شركة، وستزودك معظم الشركات بالفعل بإيصال مشترياتك. X موارد البحث
- الإيصال إلزامي عند شراء بعض السلع أو تلقي خدمات باهظة الثمن، فلا مفر من طلب إيصال من البائع أو تقديم إيصال للمشتري. يعتبر هذا إجراء احترازيًا في حالة وجود بعض المشكلات القانونية في العملية، حيث يستخدم كلا الطرفين الإيصال كدليل في المحكمة.
2 كن على علم بأنواع الإيصالات الأربعة. من الناحية النظرية، يمكنك كتابة إيصال لأي نوع من المعاملات، من الإيجار وقص الشعر إلى خدمات تنسيق الحدائق والمناظر الطبيعية. هناك أربعة أنواع شائعة من المحتمل أن تواجهها مرة واحدة على الأقل أثناء عملية الشراء أو البيع X Research source
إيصال الدفع يستخدم البائعون (بغض النظر عن الكائن الذي يتم بيعه) إيصالات الدفع لإكمال المعاملات التجارية. يجب أن يحتوي الإيصال على رقم الإيصال والتاريخ والمبلغ المستلم. يجب كتابة كلمة “نقدًا” في حالة السداد بهذه الطريقة، بينما يحتوي الإيصال على رقم الشيك أو الحوالة البريدية إذا تم الدفع بإحدى الطريقتين. إذا كان الدفع عن طريق البطاقة الائتمانية، فسيتم ذكر نوع هذه البطاقة، سواء كانت “ماستر كارد” أو “فيزا” أو “نوع آخر” من البطاقات الائتمانية، بالإضافة إلى كتابة آخر أربعة أرقام من بطاقة الائتمان.
الإيصال الطبي عبارة عن فاتورة لشراء المستلزمات الطبية، مثل الأدوية أو الوصفات الطبية أو الأدوات الجراحية. يجب أن يحتوي هذا الإيصال على رقم التشخيص وتاريخ الزيارة وموعد الاستشارة والمبلغ الإجمالي المدفوع.
إيصال البيع من المحتمل أن تتلقى هذا الإيصال دائمًا في كل مرة تذهب فيها للتسوق. يجب تسليم إيصال البيع للمشتري إذا كنت تدير شركة، بعد تسجيل تكلفة العنصر المباع في السجل النقدي. سيكون الإيصال بمثابة دليل على الشراء ويجب أن يحتوي على المبلغ الإجمالي المدفوع وتاريخ البيع واسم السلعة (أو البضائع) وسعرها واسم البائع الذي أجرى المعاملة.
إيصال الإيجار يتم إصدار هذا الإيصال من قبل المالك إلى المستأجر. سيكون هذا الإيصال بمثابة دليل على دفع الإيجار ويجب أن يحتوي على اسم المالك، واسم المستأجر، وعنوان العقار المستأجر، وفترة الفاتورة، ومبلغ الإيجار المدفوع، وتاريخ بدء وانتهاء عقد الإيجار.
- قم بعمل إيصال أو استلمه إذا قمت بشراء أو بيع البضائع عبر الإنترنت. الإيصالات الإلكترونية عبارة عن إيصالات رقمية تحتوي على نفس المعلومات مثل إيصال الدفع الذي يعمل كدليل على الشراء لعناصر معينة تم شراؤها عبر الإنترنت.
3 فهم العناصر الأساسية للتواصل بين البائع والمشتري. تهدف هذه المقالة إلى التركيز على إيصالات الدفع بين البائع والمشتري. يجب أن يحتوي الإيصال على المعلومات الأساسية التالية، باعتبارك بائعًا للسلعة أو مزود الخدمة الخاص بك X مصدر بحث X مصدر بحث
معلومات البائع تتضمن اسم البائع (أو اسم شركة البائع) والعنوان ورقم الهاتف أو عنوان البريد الإلكتروني أعلى الإيصال. قم أيضًا بتضمين اسم مدير المتجر أو صاحب النشاط أو الشركة التجارية.
معلومات عن المشتري ضع الاسم الأول واسم العائلة للمشتري.
تاريخ المعاملة أدخل اليوم والشهر والسنة التي ستكون فيها هذه المعلومات مفيدة للأغراض الضريبية.
تفاصيل العنصر اكتب وصفًا موجزًا للعنصر أو العناصر المباعة، مثل اسم العنصر والكمية ورقم الصنف وأي معلومات تعريف أخرى. سيكون هذا العنصر مفيدًا إذا احتجت إلى تذكر اسم العنصر في المستقبل.
تكلفة المعاملة قسّم المبلغ الإجمالي على السعر الأصلي للعنصر والضرائب ورسوم العمالة وأي خصومات أو عروض ترويجية. سيؤدي تقسيم السعر النهائي إلى جعل البيع محددًا وقانونيًا.
طريقة الدفع حدد طريقة الدفع للمشتري، سواء كانت نقدًا أو بشيك أو ببطاقة ائتمان أو بطاقة خصم.
توقيع البائع والمشتري ضع علامة على الجزء السفلي من الإيصال على أنه “مدفوع” واحصل على توقيع البائع بمجرد إعداد أو طباعة الإيصال. يمكنك أيضًا التوقيع على نسختك من الإيصال لحفظها.
الأشياء التي سوف تحتاجها
إيصال أو ورقة فارغة
قلم
معلومات عن الشراء