قد يكون طلب إجازة من العمل أمرًا صعبًا ومحرجًا، لكنك ستفعل يومًا ما. إذا كنت تخطط جيدًا للوقت الذي ستتغيب فيه عن العمل بحيث يكون لغيابك تأثير ضئيل على سير العمل ويحد من أي مشاكل أو أضرار قد يتعرض لها مديرك بسبب ذلك، فمن المرجح أن يوافق على أخذ ذلك انتهى الوقت. كن مباشرًا وودودًا عند كتابة طلب إجازة عبر البريد الإلكتروني واشرح بشكل كامل سبب حاجتك إلى الإجازة. اطلب الإجازة بكل ثقة ما دمت مهذبًا ومراعيًا لكيفية تأثير غيابك على العمل، سواء كانت الإجازة للترفيه أو لأسباب شخصية أو أيًا كان.
خطوات
توقيت التطبيق
1 اقرأ لائحة الشركة حول طلبات الإجازة. اقرأ دليل الشركة أو اسأل مديرك عن قوانين الإجازة، واكتشف عدد أيام الإجازة المسموح لك بها، وكيف ومتى يتقدمون بها وما إذا كنت مؤهلاً للحصول على إجازة مدفوعة الأجر. X موارد البحث
- قد تؤثر الأقدمية أو الوظيفة على شروط وعدد أيام الإجازة المسموح بها.
- أولاً، تأكد من أنك لا تزال مؤهلاً لطلب إجازة. إذا كنت لا تزال موظفًا جديدًا، فقد لا يعجب مديرك. يصعب على الموظفين الجدد طلب إجازة استثنائية في بداية عملهم مع الشركة.
2 اختر أيام إجازتك في الأوقات المناسبة لضغط العمل. من المرجح أن تنجح في أخذ إجازة إذا لم تكن هناك أي مشاريع قيد التنفيذ أو كانت المواعيد النهائية وشيكة. إذا كانت الشركة تتعرض لضغوط شديدة من العمل في وقت معين كل عام، فتجنب طلب إجازة في ذلك الوقت قدر الإمكان. X موارد البحث
- إذا كنت بحاجة إلى إجازة خلال فترة مزدحمة في العمل بسبب ظروف طارئة أو فرصة لن يتم تعويضها، فقدم مبررًا قويًا لطلبك للإجازة.
- اسأل عما إذا كان أي من زملائك ينوي أخذ إجازة في نفس الأيام التي تنوي أخذها (إن وجدت)، حيث سيكون من الصعب على مديرك الموافقة على طلبك للإجازة في حالة وجود نقص في عدد الموظفين. X موارد البحث
- إذا تمت الموافقة على طلبك، فذكر زملائك بأيام إجازتك قبل أسبوع.
3 تقديم طلب الإجازة قبل أسبوعين على الأقل من تاريخ استحقاقه. أرسل طلب الإجازة الخاص بك قبل أسبوعين على الأقل من تاريخ البدء المقصود. كلما قدمت طلب الإجازة في وقت مبكر، زادت احتمالية الموافقة عليه. إخطار مديرك بإجازتك لعدة أسابيع أو حتى شهر مقدمًا سيسمح له بإجراء الاستعدادات اللازمة لتعويض غيابك. X موارد البحث
- كلما طالت الإجازة التي تنويها، كلما كان عليك تقديم طلب للحصول على إجازتك في وقت مبكر. إذا كنت تنوي الحصول على إجازة لبضعة أيام فقط، فالإخطار المسبق بأسبوعين كافٍ. إذا كنت ستتغيب لمدة أسبوع كامل أو أكثر، فأبلغ مديرك قبل شهر على الأقل.
4 قم بإنجاز أكبر قدر ممكن من العمل قبل أن تبدأ عطلتك. أنجز قبل مغادرتك قدر المستطاع من المهام والمسؤوليات المطلوب القيام بها خلال فترة إجازتك، حيث سيقدر زملاؤك طمأنتك وتأكيداتك بأن غيابك لن يزيد العبء عليهم، وهذا سيسهل عليك أيضًا موافقة المدير على طلبك. X موارد البحث
- قم بالترتيب مع زملائك لتنفيذ المهام التي لن تتمكن من إكمالها قبل موعد إجازتك، وتأكد من فهمهم الكامل لهذه المهام، ومنحهم أرقامًا وطرقًا للاتصال بك في حال احتاجوا إلى مساعدتك في شيء ما. خلال غيابك.
اكتب رسالة بريد الكتروني
1 حدد طلبك في العنوان البريدي. يجب أن يعرف مديرك طبيعة طلبك بمجرد وصول بريدك، دون الحاجة إلى فتحه، لذا اكتب بوضوح أنك ترغب في الحصول على إجازة مع التاريخ الموجود في سطر الموضوع. X موارد البحث
- مثال على عنوان بريد “طلب إجازة لمحمد علاء للأيام من 10/10/2010 إلى 10/14/2023.”
2 افتتح البريد بسلام لطيف. مخاطبة رئيسك بالاسم مباشرة بتحية لطيفة. على الرغم من أن هذا قد يبدو غير ضروري أو غير مهم، إلا أنه سيضيف نغمة دافئة إلى بريدك ويجعله يبدو أكثر احترافية. X هارفارد بيزنس ريفيو
- ليست هناك حاجة لأن تكون تحياتك مفرطة الاحترام أو اللباقة. فقط قل شيئًا بسيطًا مثل “مرحباً أحمد” أو “صباح الخير سعاد” أو “تحياتي أشرف”.
- انتبه إلى ألقاب مديرك والطرق التي يفضلون الاتصال بها. قد يبدو من غير المهذب استخدام اسم مديرك الأول في بريدك إذا كانت العنونة بالعناوين هي الطريقة القياسية للاتصال في شركتك، أو إذا كان مديرك يفضل أن يُطلق عليه لقب قبل اسمه (مثل دكتور، أستاذ، مهندس. ..)، ثم استخدم تلك العناوين عند تحيته في رسالتك. .
3 حدد تاريخ الإجازة. أعد كتابة تاريخ العطلة في السطر الأول من نص الرسالة نفسها، حتى بعد أن تكون قد ذكرتها بالفعل في العنوان البريدي، وقم بوضع تلك المعلومات في شكل طلب.
- مثال “أطلب منك المغادرة من الأربعاء 10 تشرين الأول (أكتوبر) إلى الخميس 18 تشرين الأول (أكتوبر)”.
4 اشرح سبب حاجتك إلى الإجازة. اذكر سبب طلب الإجازة فورًا بعد المواعيد وكن صريحًا بشأن ذلك، حتى إذا كنت تشك في أن مديرك سيوافق على ذلك. قد تواجه عواقب وخيمة إذا كذبت بشأن سبب طلب الإجازة، وسيصعب عليك أيضًا الحصول على الموافقة على أي طلبات إجازة مستقبلية. X هارفارد بيزنس ريفيو
- مثال “أحتاج تلك العطلة للسفر مع عائلتي في رحلتهم إلى الغردقة.”
- إذا كنت تطلب إجازة بسبب ظروف طارئة أو حدث مفاجئ، فتأكد من التأكيد على ذلك لأنك تبرر طلب الإجازة. يميل المديرون إلى الموافقة على طلبات الإجازة المفاجئة في حالات الطوارئ مثل الجنازات أو الحالات الطبية أو حفلات الزفاف المفاجئة، حتى لو تم تقديم الطلب في اللحظة الأخيرة دون سابق إنذار.
5 طمئن مديرك بأنك ستعد خطة لتعويض غيابك. أظهر لمديرك أنك فكرت جيدًا في كيفية تأثير غيابك على العمل، لذلك إذا كنت ستحتاج إلى ترتيب زميل في العمل لتغطية بعض مسؤولياتك أو هناك أي مشاريع أو عملاء قد يحتاجون إلى متابعتك خلال وقتك قبالة، بالتفصيل كيف ستحل هذه المشاكل. كلما زاد عبء العمل والعمل على أكتاف مديرك، كلما شعر براحة أكبر لقبول طلب الإجازة الخاص بك. X هارفارد بيزنس ريفيو
- مثال “لقد تأكدت من أن عملي يسير بسلاسة أثناء غيابي. لقد اتفقت مع أحمد على تحمل مسؤولية عملائي. كما أنني أكملت جميع الأوراق المطلوبة أثناء غيابي”.
- أخبر مديرك بكيفية الاتصال بك إذا احتاجك إليك أثناء الإجازة، ولكن إذا كنت لا تريد أو يمكنك منحهم رقمًا أو عنوان بريد إلكتروني للاتصال بك أثناء تواجدك بعيدًا، فأخبرهم في طلبك.
6 اختتم رسالتك بطريقة لطيفة وودودة. اختتم البريد الإلكتروني بسؤال مديرك عن شعوره تجاه طلبك، وشكره أيضًا قبل التوقيع على البريد باسمك، حيث سيحافظ ذلك على اللهجة الودية والمهنية التي بدأت بها مع تحيتك.
- مثال نهاية البريد الإلكتروني “هل هناك مشكلة في ذلك مع خالص التقدير، محمد.”
نصيحة من خبير
كيف تحقق أقصى استفادة من وقتك
- حدد لنفسك هدفًا لتتعلم أو تحقق شيئًا ما في الأشهر الستة المقبلة. إن التطلع إلى شيء ما سيساعدك على تحفيزك في الشهر الأول من العودة إلى العمل بعد إجازة طويلة.
- فكر في حياتك المهنية المستقبلية خلال فترة إجازتك، واسأل نفسك ما هي تطلعاتك وما إذا كانت وظيفتك تلبي تلك التطلعات من أجلك، ثم فكر في الفرص في وظيفتك التي قد تساعدك على تحقيق أهدافك على المدى الطويل.
- إذا كنت راضيًا عن مكان عملك الحالي، ولكن ليس الوظيفة التي تعمل بها، فتحدث إلى مديرك حول إمكانية نقلك إلى منصب آخر في الشركة قبل العودة من الإجازة وإعادة الانخراط في وظيفتك الحالية.