يعد دمج المراسلات أداة قوية لكتابة وإرسال رسائل أو رسائل بريد إلكتروني مخصصة إلى أشخاص مختلفين في نفس الوقت. يمكنك أيضًا استخدام الأداة لإنشاء مغلفات أو ملصقات تحتوي على بيانات كل مستلم. يقوم دمج المراسلات باستيراد البيانات من مصدر آخر، مثل جدول بيانات Excel، ثم يستخدمها لاستبدال المساحات المخصصة في رسائلك ببيانات حول كل شخص تراسله. يمكنك استخدام الأداة لإنشاء رسائل مخصصة بسرعة لمئات الأشخاص في نفس الوقت.
خطوات
أضف المستلمين
1 فهم الاحتمالات التي يسمح لك دمج البريد بتحقيقها. دمج المراسلات هو ميزة مصممة لإنشاء رسائل بريد إلكتروني ومراسلات مجمعة، بالإضافة إلى إنشاء مغلفات وبطاقات عنونة تحتوي على بيانات مختلفة لكل منها. يمكنك تحميل قاعدة بيانات للمستلمين أو إدخال البيانات يدويًا ثم استخدام المساحات المخصصة أو “الحقول” لملء البيانات تلقائيًا لكل مستلم بناءً على نسختهم. يتيح لك ذلك إنشاء مستند واحد يمكن إرساله إلى مئات أو آلاف الأشخاص.
2 إنشاء جدول بيانات المستلم (اختياري). يمكنك إدخال كل مستلم يدويًا أثناء عملية دمج البريد، وهو أمر ملائم إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا لمجموعة صغيرة من الأشخاص فقط، ولكنك ستجد بالتأكيد أنه من الأسهل أن يكون لديك قاعدة بيانات أو جدول بيانات للمستلمين قبل أن تبدأ.
- ابحث عن الإرشادات خطوة بخطوة حول كيفية إنشاء جدول بيانات Excel.
- ابحث عن الإرشادات خطوة بخطوة حول كيفية إنشاء قاعدة بيانات Access.
3 انقر فوق علامة التبويب “المراسلات” لفتح أدوات دمج البريد. إذا كنت تستخدم Word 2003 أو إصدارًا أقدم، فانقر فوق القائمة Tools وحدد Letters and Mailings → Show Mail Merge Toolbar.
4 انقر فوق الزر “بدء دمج المراسلات” واختر التنسيق. يمكنك استخدام أداة دمج البريد لإنشاء رسائل البريد الإلكتروني والمغلفات والتسميات والدلائل. يمكنك أيضًا اختيار مستند Word عادي إذا لم تكن متأكدًا.
- إذا اخترت خيار المغلفات، فستظهر نافذة خيارات المغلفات، مما يتيح لك تحديد تنسيق وأحجام الأظرف.
- إذا اخترت خيار الملصقات، فسترى خيارات التسمية التي تسمح لك بتحديد نوع أوراق الملصقات وحجم كل تسمية.
5 انقر فوق تحديد المستلمين واختر كيفية إضافة مستلمين في أداة دمج البريد. خيارات المستلمين أحد أقوى أجزاء دمج البريد هو أنه يسمح لك باستبدال الأماكن المخصصة، أو “الحقول” في الرسالة، ببيانات كل مستلم بناءً على إصداره. يمكنك إدخال بيانات المستلم يدويًا أو استخدام جدول بيانات أو قاعدة بيانات أو تحميل جهات اتصال Outlook الخاصة بك.
- إذا اخترت خيار كتابة قائمة جديدة (اكتب قائمة جديدة)، فستظهر نافذة جديدة تتيح لك إدخال بيانات كل مستلم يدويًا. يعد هذا مفيدًا إذا لم يكن لديك وصول إلى جدول بيانات لبيانات المستلم، ولكنه أيضًا أبطأ طريقة لإدخال البيانات. يمكنك النقر فوق الزر تخصيص الأعمدة … لإنشاء حقول مخصصة للبيانات التي تدخلها.
- إذا اخترت خيار استخدام قائمة موجودة، فيمكنك تصفح الكمبيوتر لتحديد جداول بيانات وقواعد بيانات متعددة، بما في ذلك ملفات Excel و Access. يمكنك أيضًا النقر فوق New Source … للاتصال بخادم SQL المستند إلى الويب.
- إذا اخترت الخيار “اختيار من جهات اتصال Outlook”، فسيتم تحميل جهات اتصال Outlook الخاصة بك حيث يمكنك إلغاء تحديد جهات الاتصال التي لا تريد إضافتها.
قم بإنشاء المستند
1 ابدأ في إنشاء المستند الخاص بك بشكل طبيعي. بعد إدخال المستلمين، يمكنك البدء في إنشاء المستند. يمكنك إنشاء المستند بأكمله أو استخدام قالب متاح. من المهم إدخال المستلمين أولاً حتى تتمكن من استخدام الحقول المناسبة عند إنشاء المستند.
- ابحث عن إرشادات خطوة بخطوة حول كيفية كتابة خطاب رسمي.
- ابحث عن إرشادات خطوة بخطوة حول كيفية كتابة قائمة بريدية فعالة.
2 انقر فوق الزر Greeting Line لإنشاء سطر ترحيب مخصص. يمكنك استخدام المعاينة في النافذة التي تظهر لترى كيف تبدو في كل نسخة من نسخ دمج المراسلات.
3 انقر فوق الزر “إدراج حقل دمج” وحدد الحقل الذي تريد تضمينه في المستند. سيتم استبدال هذه الحقول بالبيانات من قاعدة البيانات المحددة عند إنشاء المستندات.
- على سبيل المثال، إذا كنت تريد أن يعرض المستند الاسم الأول والأخير للمستقبل، فعليك اختيار (أولاً)، ثم زر المسافة، ثم النقر فوق الزر “إدراج حقل دمج” مرة أخرى، واختيار (الأخير).
- كمثال آخر، يمكنك استخدام زر كتلة العنوان لإنشاء مغلفات مع طباعة اسم كل مستلم عليها. اكتب عنوانك في حقل عنوان المرسل في قالب المغلف، ثم أضف “كتلة العنوان” إلى جزء المستلم من القالب.
- يمكنك اختيار الحقل الذي يحتوي على بيانات المستلم. تأكد من أن هذا ينطبق على جميع المستلمين في القائمة، حيث يسهل ملاحظة الحقول الفارغة عند قراءة المستند.
4 انقر فوق الزر “تمييز حقول الدمج” لعرض الحقول المدرجة. هذا يجعل من السهل إظهار كيف تبدو الحقول عند التحرير.
5 انقر فوق الزر “معاينة النتائج” لمشاهدة الإخراج النهائي. ستتغير الشاشة لإظهار مستند الدمج بعد ملئه ببيانات المستلم الأول.
أكمل دمج البريد
1 تحقق من وجود أخطاء. انقر فوق التحقق من الأخطاء لجعل Word يتحقق من كل مستند في دمج البريد للتأكد من أن جميع المستلمين لديهم بيانات صالحة لكافة الحقول. سيتم الإبلاغ عن أي نتائج خاطئة، مما يسمح لك بإصلاحها قبل المتابعة.
2 قم بإنهاء عملية الدمج. بعد انتهاء عملية تدقيق الأخطاء، يمكنك إنهاء عملية الدمج وإنشاء المستندات الفردية. هناك 3 خيارات متاحة عند النقر فوق الزر “إنهاء ودمج” X المصدر الخاص بي
- تحرير المستندات الفردية – ستتمكن من اختيار الإدخالات التي تريد تنفيذ هذا الإجراء عليها. بعد القيام بذلك، سيتم إنشاء مستند جديد، وسيمثل كل إدخال صفحة جديدة. يمكنك بعد ذلك الاستمرار في إجراء تعديلات يدوية على كل مستند.
- طباعة المستندات – ستتمكن من اختيار الإدخالات التي تريد تنفيذ هذا الإجراء عليها. بعد القيام بذلك، سيتم إرسال المستندات إلى الطابعة حيث تتم طباعة كل مستند على حدة.
- مستندات البريد الإلكتروني – ستتمكن من تحديد سطر الموضوع وتحديد الحقل الذي سيحتوي على عنوان البريد الإلكتروني للمستلمين. ستتمكن بعد ذلك من إرسال البريد الإلكتروني المجمع من خلال Outlook. لاحظ أن هذا يرسل الرسالة على الفور، لذا تأكد من أن كل شيء يبدو على ما يرام.