يوجد نوعان من خطط إدارة التغيير النوع الأول يتتبع تأثير التغيير على المنظمة بأكملها وكيفية تنفيذ هذه الخطة بسلاسة، والنوع الثاني يتتبع تأثير التغيير على مشروع معين ويوثق التغييرات التي ستحدث في أهداف ونطاق المشروع ؛ تهدف كلتا الخطتين إلى تحديد الخطوات التي يجب اتخاذها بوضوح ودقة لتنفيذ التغييرات المحددة.
خطوات
خطط إدارة التغيير في المؤسسة
1 اشرح أسباب التغيير المتوقع. اكتب قائمة بالعوامل التي أدت إلى قرار إجراء بعض التغييرات الضرورية. من أمثلة هذه العوامل التفاوت في الأداء، والاعتماد على التقنيات الجديدة، أو ربما التحديثات على مهمة المنظمة.
- الاعتماد على المنهج الوصفي في توضيح الوضع الحالي للمؤسسة والوضع المتوقع الوصول إليه في المستقبل بناءً على هذه الخطة. X موارد البحث
2 تحديد طبيعة ونطاق التغيير الذي سيتم تنفيذه. قم بتضمين شرح موجز في خطتك لطبيعة التغيير المتوقع تنفيذه. تأكد من توضيح ما إذا كانت التغييرات ستؤثر على التوصيف الوظيفي لبعض المناصب أو العمليات التنفيذية أو سياسات العمل أو هيكل المنظمة، وقم بإدراج الأطراف المختلفة التي ستكون جزءًا من عملية التغيير، سواء كانت أقسامًا أو مجموعات عمل أو أنظمة أو أطراف أخرى محتملة. X موارد البحث
3 أظهر موافقة أصحاب المصلحة ودعمهم لخطة إدارة التغيير. ضع قائمة بجميع أصحاب المصلحة الذين سيتأثرون بخطة التغيير، مع الإشارة إلى أن كل طرف يوافق على الخطة ويدعم تنفيذها بالكامل. على سبيل المثال مجلس إدارة المنظمة ومدير المشروع والممولين والموظفين والمستهلكين.
- فكر في إجراء مخطط لشرح خطة التغيير بوضوح ودقة. يُظهر الرسم البياني الجيد درجة الوعي بالتغيير ودرجة الدعم المقدم من قبل مختلف أصحاب المصلحة، ويتم وضع كل درجة على مقياس (مرتفع / متوسط / منخفض).
- إذا أمكن، قم بإجراء مقابلات فردية للحصول على دعم لخطتك.
4 تكوين فريق إدارة التغيير. يعمل هذا الفريق على التواصل مع مختلف أصحاب المصلحة والاستماع إلى آرائهم وتحفظاتهم على الخطة، بالإضافة إلى العمل على تنفيذ التغييرات بأكبر قدر ممكن من السلاسة. اختر فريقًا من الأشخاص الذين يتمتعون بالمصداقية تجاه المنظمة ولديهم مهارات اتصال جيدة. X موارد البحث
- يجب أن يضم الفريق داعية للتغيير من الإدارة التنفيذية للمنظمة. مصدر بحث X أوضح أن عضوية الفريق تعني العمل الجاد لزيادة الوعي بالتغييرات الجديدة، وليس مجرد المصادقة على الخطة.
5 قم بإنشاء طريقة للتواصل مع إدارة المنظمة. من الضروري أن تحظى خطتك بدعم إدارة المنظمة وكل عضو في مجلس الإدارة أو في المناصب العليا ؛ اطلب من كل مدير قسم أن يمدك برأيه وتحفظاته حول التغييرات التي ستحدث، واعمل مع كل شخص للقيام بدور نشط في عملية التعبير عن التغييرات والدعوة لها. X موارد البحث
6 قم بإعداد خطة منفصلة لكل من الأطراف المعنية. اطلب من فريق إدارة التغيير إعداد خطة منفصلة لكل من الأطراف المعنية (بما في ذلك أولئك الذين يؤيدون التغيير) تتضمن شرحًا واضحًا للتحفظات حول التغيير وتقييمًا للمخاطر.
7 ضع خطة اتصال. يعد الاتصال مكونًا مهمًا لإدارة التغيير، ولهذا يجب عليك التواصل بشكل فعال مع جميع المشاركين في الخطة مع شرح الأسباب الكامنة وراء التغيير وبالطبع ثمار تحقيقه.
- يجب أن يتم الاتصال الشخصي مع كل من أصحاب المصلحة لتأكيد الأهداف المتعلقة بتحقيق التغيير. X موارد البحث
- يجب أن تبدأ عملية الاتصال مع الموظفين في المناصب الإدارية العليا الذين يدعمون التغيير، مثل رؤساء الأقسام والمتحدثون الرسميون الذين لديهم مصداقية مع مختلف أصحاب المصلحة. X مصدر البحث يجب أن تكون جميع الرسائل المنقولة بخصوص إدارة التغيير مرتبطة بشكل متماسك.
8 تحليل أسباب الرفض. ستجد دائمًا مقاومة ورفضًا للتغييرات الجديدة، والتي تحدث غالبًا على مستوى الأفراد، لذلك اتصل بالأطراف المعنية شخصيًا لمعرفة الأسباب الكامنة وراء معارضة التغيير. يجب أن تولي اهتمامًا وثيقًا للشكاوى المختلفة للتأكد من أن خطة إدارة التغيير تأخذ هذه المخاوف في الاعتبار. من أمثلة الشكاوى المحتملة ما يلي X مصدر بحث
- لا يوجد حافز أو إلحاح للتغيير.
- الصورة الكاملة للتغيير غير واضحة أو مغزى التغيير غير واضح.
- عدم وضوح البيانات في عملية تنفيذ التغيير.
- القلق بشأن الأمن الوظيفي أو الدور المستقبلي أو المتطلبات والمهارات الوظيفية الجديدة.
- فشل الإدارة في تحقيق التواصل حول التغيير وفشل في تنفيذه مقابل النتائج المتوقعة.
9 راجع العقبات المحتملة في خطتك. عادة ما يتم التعامل مع الشكاوى المختلفة عن طريق زيادة معدل التواصل مع الجهات المعنية أو إجراء بعض التغييرات في استراتيجية الاتصال نفسها، ولكن هناك بعض المشاكل التي تتطلب أساليب أخرى في التعامل معها ويفضل ترك هذه الأمور للجهات المعنية. فريق إدارة التغيير لتحديد الحل الأفضل للتعامل مع المشكلة أو الشكوى. تتضمن أمثلة العقبات المحتملة وحلولها ما يلي
- اجعل تدريب الموظفين أولوية عندما تتغير التوصيفات الوظيفية أو العمليات التشغيلية. X موارد البحث
- تنظيم حدث في المنظمة أو توزيع مكافآت في حالة انخفاض الروح المعنوية أو التغيير المجهد. X موارد البحث
- تقديم الحوافز في حالة عدم وجود حافز مناسب للتغيير بين الجهات المعنية. X موارد البحث
- عقد اجتماع بين الأطراف المعنية للاستماع إلى ملاحظاتهم حول خطة إدارة التغيير ووضع بدائل لبنود الخطة إذا لزم الأمر.
إدارة تغيير المشروع
1 تحديد واجبات وظيفة إدارة التغيير. ضع قائمة بجميع المهام الوظيفية المتعلقة بإدارة التغيير للمشروع مع شرح للمتطلبات والمهارات والمسؤوليات والمهام الخاصة بكل وظيفة. يجب أن تشمل هذه الأدوار كحد أدنى مدير المشروع (تنفيذ إجراءات التغيير اليومية) وراعي المشروع (المسؤول عن اتخاذ قرارات الإدارة العليا ومتابعة تطوير الخطة).
- قد تحتاج إلى تقسيم مهمة إدارة المشروع بين أكثر من شخص في حالة المشاريع الكبيرة في المؤسسات الكبيرة بناءً على المعرفة المتخصصة.
2 النظر في تكوين مجلس إدارة التغيير. تتطلب بعض المشاريع (مثل مشاريع البرمجيات) مجلس إدارة يتألف من ممثلين عن مختلف أصحاب المصلحة. يوافق هذا المجلس على خطوات إدارة التغيير بدلاً من مدير المشروع. كما يعمل المجلس على تحقيق التواصل مع الجهات المعنية. تعمل هذه الطريقة في حالة المشاريع التي يشارك فيها العديد من أصحاب المصلحة، وكذلك في المشاريع التي تحتاج إلى تقييم دوري مستمر فيما يتعلق بأهداف ونطاق العمل.
3 إنشاء عملية واضحة لتنفيذ خطوات التغيير. إنشاء عملية واضحة لكيفية إدارة خطوات التغيير ؛ كيف تتحول الفكرة إلى واقع ويجب أن تظهر النتائج على أرض الواقع لكل عملية تنفيذية لأعضاء فريق إدارة التغيير. إليك مثال واحد X هو موردي البحثي
- يقوم أحد أعضاء الفريق بتعبئة نموذج طلب التغيير وإرساله إلى مدير المشروع.
- يضع مدير المشروع النموذج في سجل العمل ويحدّث حالة الطلب لاحقًا إما بالموافقة أو الرفض.
- يطلب مدير المشروع من أعضاء الفريق تقديم خطة محددة مع شرح للجهود المطلوبة لتحقيقها.
- يرسل مدير المشروع الخطة إلى راعي المشروع للموافقة عليها أو الرفض.
- يتم وضع الخطة موضع التنفيذ مع إبلاغ جميع الأطراف المعنية بالتطورات في الوقت الفعلي.
4 تحضير استمارة طلب التغيير. يجب أن يتضمن النموذج بعض البيانات المهمة من أجل إدخالها في سجل التطبيق، وهذه البيانات هي X Research source
- تاريخ تقديم النموذج.
- رقم النموذج المحدد من قبل مدير المشروع.
- عنوان الطلب ووصفه.
- اسم مقدم الطلب والبريد الإلكتروني ورقم الهاتف.
- أولوية الطلب (عالية، متوسطة، منخفضة). قد تتطلب بعض خطط إدارة التغيير العاجل موعدًا نهائيًا للتنفيذ.
- معرف المنتج ورقم الإصدار (في حالة مشاريع البرامج).
5 أضف بعض المعلومات الأخرى إلى سجل التغيير. يجب أن يتتبع سجل إدارة التغيير جميع القرارات والخطوات لتنفيذ الخطة. بالإضافة إلى نموذج طلب التغيير، ستحتاج إلى تسجيل بعض المعلومات المهمة، بما في ذلك
- علامة الموافقة أو الرفض.
- توقيع المسئول عن الموافقة أو الرفض.
- الموعد النهائي لتنفيذ التغيير.
- تاريخ اكتمال التغيير المخطط.
6 اتبع القرارات المصيرية. يستفيد المشروع من وجود سجل للقرارات الحاسمة الرئيسية التي تؤثر على عملية التغيير، إلى جانب سجل للعمليات اليومية. هذا السجل يجعل من السهل تتبع المشاريع طويلة الأجل أو المشاريع التي تخضع لتغييرات القيادة. كما أنه يساهم في التواصل الجيد مع العملاء ومع مجلس الإدارة العليا. يجب أن يشتمل السجل على المعلومات التالية ذات الصلة بالتغييرات المهمة في تواريخ التسليم أو النطاق أو متطلبات المشروع أو الأولويات والاستراتيجيات X مصدر البحث
- الذي يقرر
- متى تم اتخاذ القرار
- ملخص للأسباب الكامنة وراء القرار والعمليات التنفيذية التي اتبعت لاتخاذه، بالإضافة إلى ضرورة إرفاق المستندات المتعلقة بهذه العمليات.
أفكار مفيدة
- بناء الثقة بينك وبين فريق العمل وبينك وبين العملاء. التغيير هو نواة تطوير الأخطاء ومعالجتها، ولكن بطبيعته يؤدي إلى الشعور بالقلق ويأخذ الناس بعيدًا عن مسارات حياتهم التقليدية والآمنة. لذلك، من الضروري التواصل بشكل جيد مع جميع الأطراف المعنية والتأكيد لهم على أن التغيير يصب في مصلحتهم العامة، وعندها ستتمكن من الحصول على الدعم اللازم.