كيفية كتابة خطاب إثبات وظيفي

خطاب إثبات الوظيفة (خطاب التحقق من منصب الموظف) هو اتصال رسمي يكتبه عادةً صاحب العمل للطرف الطالب من أجل تأكيد تاريخ عمل الموظف. غالبًا ما يكون إثبات خطاب التوظيف مطلوبًا عندما يريد العامل التقدم للحصول على قرض أو استئجار عقار أو التقدم لوظيفة جديدة أو أي غرض آخر لإثبات تاريخ العمل. عند كتابة خطاب إثبات التوظيف، يجب عليك تحديد هويتك وتقديم ملخص كامل لمتطلبات عملك وإثبات أنك في القوى العاملة. يجب أن يتم تضمين كل هذا في خطاب احترافي يحتوي على وسائل الاتصال الخاصة بك وتوقيعك. اقرأ التعليمات أدناه لمعرفة كيفية كتابة إثبات دقيق وكامل لخطاب التوظيف.

خطوات

التحضير لكتابة خطاب إثبات الوظيفة

1. 1 اذكر الغرض من كتابة هذه الرسالة. يعتمد المحتوى والأسلوب على الشخص الذي تتقدم إليه. يجب عليك استخدام نهج أكثر احترافًا وتضمين المعلومات المالية إذا تم تقديم إثبات خطاب التوظيف لأغراض مالية، مثل زيادة الراتب أو المكافأة والراتب الإضافي. إذا كنت تكتب خطابًا لموظف جديد، فيجب أن تكون نبرة صوتك أكثر ودية وستتجنب المشكلات المالية.

   • يساعد فهم الغرض والسياق من إثبات خطاب التوظيف في تحديد المعلومات الواردة في الرسالة لتكون أكثر صلة باحتياجات المستلم.

2. 2 فكر في الشخص الذي سيكتب خطاب إثبات التوظيف. عادة ما يتم كتابة الخطاب من قبل صاحب العمل للموظف الذي يعمل لديه الموظف. X مصدر البحث سيتصل الموظف بك وبصاحب العمل في هذه الحالة لطلب خطاب إثبات الوظيفة لغرض معين، ومن ناحية أخرى يمكن للموظف كتابة خطاب إثبات الوظيفة بنفسه. في هذه الحالة، ستكتب أنت والموظف الرسالة بأنفسكم ثم تطلبان من صاحب العمل التوقيع أو التصديق على الخطاب. مصدر البحث X كلما كان ذلك ممكنًا، يجب على صاحب العمل كتابة الرسالة نيابة عن الموظف وليس العكس.

   • يمكنك تعديل الرسالة وفقًا للمعايير الخاصة بك والتحكم في الرسالة إذا كنت صاحب عمل تكتب خطابًا إلى موظف. كتابة الخطاب كصاحب العمل يعطي أيضًا مصداقية للرسالة. التحدي الأكبر الذي ستواجهه هو الوقت الذي تخصصه لكتابة هذه الرسائل. يمكن أن تصبح كتابة هذه الرسائل مضيعة للوقت إذا كنت صاحب عمل بسبب جدولك المزدحم. هذا هو السبب في أن خطاب إثبات الوظيفة قصير وموجز بحيث لا تضطر إلى قضاء وقت طويل في كتابة الرسالة.
   • إذا كنت أنت الموظف الذي كتب الخطاب، فستتمكن من تحديد المعلومات الضرورية التي يحتاجها متلقي الخطاب، دون الحاجة إلى التردد لدى صاحب العمل وإملاء أفكارك عليه. يمكن أن تؤدي كتابة خطابك الخاص أيضًا إلى تقليل الضغط على صاحب العمل بشأن الاضطرار إلى كتابة الخطاب بنفسه (ستجعل كتابة الرسالة الخاصة بك رئيسك في العمل سعيدًا لأنه لم يكن مضطرًا إلى كتابتها نيابة عنك). سيضطر صاحب العمل إلى توقيع الخطاب بنفسه وقد لا يرغب في توقيع خطاب لم يكتبه بنفسه. سيتعين عليك قضاء المزيد من الوقت في إعادة كتابة الرسالة مرارًا وتكرارًا في هذه الحالة أو مطالبة صاحب العمل بكتابتها لك.

3. 3 اجمع المعلومات المطلوبة. بمجرد أن تعرف من هو المستلم ومن سيكتب الخطاب، ستحتاج إلى جمع المعلومات اللازمة لإكمال إثبات خطاب التوظيف.

   • إذا كنت صاحب العمل، تحدث مع الموظف حول الغرض من الخطاب. قد يشمل ذلك معلومات حول من سيتلقى الخطاب، والغرض من الخطاب، والمواصفات التي سيلزم تضمينها، ومتى سيتم إرسال الخطاب.
   • سيكون لديك كل المعلومات التي تحتاجها لكتابة الرسالة معك. إذا كنت الموظف الذي يكتب رسالتك الخاصة، فقد تحتاج إلى التحدث إلى صاحب العمل أولاً واسأله عما يتوقعه من إثبات خطاب التوظيف أولاً. يمكن أن يساعد ذلك في ضمان كتابة الخطاب وفقًا للمعايير التي يريدها صاحب العمل الخاص بك حتى تحصل على توقيعه عليها.

اكتب إثبات خطاب التوظيف

1. 1 استخدم تنسيق خطاب الشركة. سترغب دائمًا في استخدام تنسيق خطاب الشركة الرسمي عندما تبدأ في كتابة خطاب إثبات التوظيف الخاص بك. إذا كنت صاحب عمل، فيجب أن تكون على دراية بهذا التنسيق، ولكن إذا كنت موظفًا، فيجب أن تسأل صاحب العمل عما إذا كان بإمكانه استخدام خطابهم الرسمي. سيؤدي استخدام النموذج الرسمي في الرسالة إلى منحها طابعًا قانونيًا ومساعدة المستلم على الوثوق بمحتوى الرسالة.

   • إذا لم يكن لديك مقدمة خطاب تغطية رسمية، فيمكنك استخدام جهاز كمبيوتر لكتابة خطاب الغلاف الخاص بك. يجب أن تتضمن المقدمة اسم الشركة وعنوانها ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني، بالإضافة إلى معلومات حول هوية كاتب الرسالة (والمسمى الوظيفي) وتاريخ كتابة الرسالة.

2. 2 أرسل الرسالة بشكل شخصي قدر الإمكان. أرسل الخطاب مباشرة إلى المستلم إذا كنت تعرف هويته. خاطب المنظمة بشكل عام إذا كنت لا تعرف الشخص الذي سيقرأ الرسالة ويكتب سطرًا من الملاحظات يشرح الغرض من الرسالة.

   • على سبيل المثال، اكتب اسم وعنوان الشخص الذي ترسل الرسالة إليه أسفل المقدمة مباشرة إذا كنت تعرفه. أتبع ذلك بتحية مناسبة، مثل “عزيزي [الأستاذ/ …. …..]. “
   • أرسل الخطاب إلى الإدارة العامة ذات الصلة وألحقه بسطر ملاحظة تشرح طبيعة الرسالة إذا كنت لا تعرف عنوان المستلم. على سبيل المثال، إذا كنت ترسل الخطاب إلى مؤسسة مالية من أجل الموظف للحصول على قرض، فقد تحتاج إلى إرسال الخطاب إلى المكتب المحلي للمؤسسة المالية مع سطر ملاحظة يقول، “خطاب إثبات التوظيف لـ [اسم الموظف] من أجل الحصول على منحة تأمين “، ثم اتبع الأمر مع تحية مناسبة مثل” لمن يهمه الأمر “.

3. 3 اشرح من أنت. تحتاج إلى ذكر هويتك والغرض من الخطاب في النصف الأول من سطر الموضوع لإثبات خطاب التوظيف الخاص بك. يجب عليك تضمين المسمى الوظيفي الخاص بك في الشركة، ومدة العمل هناك، ومدة معرفتك بالموظف الذي تكتب له الرسالة. حتى إذا كنت موظفًا تكتب الخطاب بنفسك، فستحتاج إلى كتابة الخطاب في نموذج صاحب العمل إذا كان سيتم توقيع الخطاب من قبل صاحب العمل.

   • على سبيل المثال، يمكنك كتابة ما يلي “اسمي …. …. أنا نائب رئيس المبيعات والتسويق في شركة ABC. أعمل في الشركة منذ 12 عامًا وعرفت الموظف المعني لمدة سبع سنوات. أعمل حاليًا كمشرف مباشر للموظف كان ذلك قبل حوالي ثلاث سنوات “.

4. 4 تقديم دليل على العمل. ستلخص الفقرة التالية من الموضوع حالة توظيف الموظف في الشركة، بما في ذلك مواعيد الموظف في الوظيفة، ومنصبه في الشركة، وما إذا كان المنصب دائمًا أو مؤقتًا، وما إذا كان الموظف لا يزال يعمل هناك. يجب أن تتضمن هذه الفقرة الوضع المالي للموظف إذا لزم الأمر.

   • على سبيل المثال، يمكنك كتابة “هذا الخطاب يؤكد حالة الموظف الوظيفية. عمل في شركة ABC لمدة سبع سنوات، ابتداءً من 7 سبتمبر 2003. وخلال هذه الفترة عمل مديرًا للمبيعات، وهو منصب دائم هنا في شركة ABC، ​​وسيبقى العامل في هذه الوظيفة في ABC. شركة.” حتى 7 يناير 2011. “
   • قد تبدو عينة أخرى كالتالي “هذه الرسالة لتأكيد أن الموظف قد عمل في شركة ABC لمدة سبع سنوات الموظف عمل في شركة ABC من 7 سبتمبر 2003 حتى 7 يناير 2011، وكان يعمل كمدير للمبيعات أثناء موظفون بالكامل من قبل ABC لمدة سبع سنوات قضاها في الشركة براتب سنوي قدره 60.000 جنيه.

5. 5 لخص واجبات الموظف. ستصف هذه الفقرة واجبات الموظف في المنظمة وستكون المعلومات أكثر فائدة عندما تكتب إثباتًا لخطاب التوظيف لموظف يتقدم لوظيفة أخرى. لن يضر أبدًا إذا تركت أي انطباع إيجابي على الموظف، لأن خطاب إثبات الوظيفة ليس خطاب ترشيح وهذا سيساعد في تحسين ملفك الشخصي كصاحب عمل ويساعد الموظف في بحثه عن وظيفة جديدة أو عقد إيجار أو قرض.

   • إليك طريقة ممكنة لكتابة تلك الفقرة “تشمل واجبات الموظف مع شركة ABC ما يلي كان الموظف مسؤولاً عن عمليات البيع والتسويق للشركة في الإسكندرية، وكان في منصب رئيسي مسؤول عن تحفيز فريق المبيعات المكون من 7 إلى 9 أفراد. اشخاص. كان الموظف مسؤولاً عن إرضاء المستهلك والتعامل مع شكاوى العملاء، وكان يرسل تقارير على أساس موسمي (كل ثلاثة أشهر) لإبلاغ الرؤساء عن حركة المبيعات.

6. 6 تجنب مشاركة معلومات حساسة أو غير قانونية عن الموظف. تمتلك معظم الوكالات الإدارية بعض القواعد حول ما يجب قوله وما لا يجب قوله في مراجع التوظيف والبيانات الأخرى لصاحب العمل المحتمل. مصدر بحث XA تسمح لك بعض الوكالات بتقديم معلومات عن الموظف فقط عندما يوافق على ذلك، مصدر بحث XA بينما تسمح قوانين العمل في بعض البلدان لصاحب العمل بالكشف عن أي معلومات حول الموظف، طالما أنه صادق في تقديم المعلومات ويكتبها بإخلاص كبير. X مصدر البحث تأكد من مراجعة اللوائح قبل الكشف عن أي معلومات حساسة. يمكنك البدء في النظر إليه.

   • بعض القوانين، على سبيل المثال، تسمح لصاحب العمل بالكشف عن معلومات حول الأداء الوظيفي، وسيتم إعفاء صاحب العمل من المسؤولية عن هذه الأحكام ما لم يكن معروفًا أن صاحب العمل يرسل معلومات كاذبة أو مضللة أو معلومات تنتهك الحقوق المدنية للموظف. X موارد البحث
   • مثال آخر، تسمح بعض القوانين لصاحب العمل بالكشف عن حقائق مثبتة. X موارد البحث

7. 7 امنح المستلم معلومات الاتصال الخاصة بك. يجب أن تحتوي الفقرة الأخيرة من إثبات خطاب التوظيف على معلومات الاتصال بصاحب العمل. يعتبر تضمين هذه المعلومات ضروريًا في حالة رغبة مستلم الرسالة في مزيد من المعلومات أو الحجز لاحقًا. تأكد من أن المنطقة التي تنتمي إليها لا تواجه أي مشكلة في اتصال جهاز الاستقبال معك.

   • على سبيل المثال، يمكن أن تقول الرسالة “لا تتردد في الاتصال بي على ***** أو البريد الخاص إذا كان لديك أي أسئلة أو ترغب في الحصول على معلومات إضافية.” X موارد البحث

8. 8 وقع الخطاب وأرسله. اكتب خاتمة ووقع الخطاب بمجرد الانتهاء من الخطاب وأعطه للموظف أو أرسله إلى المستلم بنفسك.

   • أنهِ رسالتك بـ “مع خالص الشكر” أو “أطيب التمنيات”.
   • قم دائمًا بتوقيع الخطاب باستخدام التوقيع الرسمي أو العنوان.
   • أضف الطوابع البريدية الرسمية أو العلامات التي تستخدمها شركتك عادةً في هذا النوع من الخطابات.

أفكار مفيدة

• تتطلب بعض طلبات الحصول على تأشيرة من البنك كتابة الوظيفة التي يشغلها الموظف حتى يتم منح الموظف التأشيرة أو البطاقة الخضراء، وقد تحتاج إلى مزيد من التفاصيل حول أهمية عمل الموظف طالب التأشيرة.
• بعض الشركات لديها موظفين متخصصين في كتابة دليل على خطابات التوظيف والبعض الآخر وضع الصيغ التي يجب عليك اتباعها. تابع مع إدارة الموارد البشرية إذا لم تكن متأكدًا.
• يطلب بعض أصحاب العمل من الموظف تقديم خطاب سيوقعه لاحقًا. تأكد من قراءة الرسالة بعناية إذا طُلب منك ذلك.

تحذيرات

• قم بتضمين المعلومات المالية إذا طلبها الموظف. X مصدر البحث يمكنك تدوين المعلومات التي تعتقد أنها مهمة إذا كنت الموظف المعني.
• لا تقم بتضمين معلومات شخصية عن موظف ما لم يُطلب منك ذلك. X موارد البحث
• إذا طلب أحد الموظفين خطاب إثبات التوظيف ولكنه لم يعد يعمل معك، فلا تشرح سبب مغادرته، حتى لو بدا الأمر سلميًا. X موارد البحث