إذا كنت مدرسًا أو كاتبًا تقنيًا، فستحتاج على الأرجح إلى كتابة التعليمات على أساس يومي. لكن بالنسبة للعديد من الأشخاص الذين ليس لديهم مثل هذه الوظائف، قد يكون من الصعب جدًا كتابة تعليمات واضحة. قد يحدث أن تتخطى كتابة بعض الخطوات الأساسية بافتراض أنها واضحة للقارئ، أو قد تشتت انتباه القراء بوضع الكثير من الأعمال في خطوة واحدة. من أجل كتابة تعليمات واضحة، يجب أن تتأكد أولاً من أنك تفهم تمامًا كيفية أداء المهمة التي تكتب عنها. اتبع تعليماتك بالحرف للتأكد من قيامهم بالخدعة وأنك سوف تشرح المهمة وتكملها بنجاح. X موارد البحث
خطوات
فهم المهمة
1 تحضير الأدوات اللازمة. عندما تقرر البدء في كتابة تعليمات محددة، يجب أولاً أن تتعرف شخصيًا على المهمة. اجمع الأدوات والمواد التي ستحتاجها ورتبها تقريبًا بالترتيب الذي ستحتاج إليه. X موارد البحث
- بدون كل ما احتاجه. عندما تكتب تعليماتك، سترغب في عمل قائمة بجميع الأدوات والمعدات اللازمة لإنجاز المهمة.
2 قم بالمهمة بنفسك. حتى لو قمت بهذه المهمة بنفسك عدة مرات من قبل، فلا يزال من الجيد أن تقوم بها بنفسك قبل أن تكتب تعليماتك حتى لا تنسى أي شيء. X موارد البحث
- إذا كانت المهمة معروفة لك، فقد تخضع لبعض الخطوات المختصرة، لذلك تحتاج إلى التأكد من أنك لم تتخط أي خطوات ولم تغفل أي معلومات قد لا يعرفها القارئ.
3 ارسم مخططًا. أثناء قيامك بالمهمة، توقف لحظة واكتب ما تفعله. سيساعدك هذا في ترتيب خطواتك بترتيب منطقي. إذا كنت تقوم بالمهمة أثناء تدوين الخطوات، فستعرف بالضبط ما يجب القيام به ومتى تفعل ذلك. X موارد البحث
4 حدد جمهورك. يمكن كتابة تعليمات مهمة واحدة بأكثر من طريقة اعتمادًا على من سيقرأ هذه التعليمات ويتبعها. بالطبع، لن تكتب للمراهقين بنفس الطريقة التي تخاطب بها الكبار. X موارد البحث
- ضع في اعتبارك سبب الكتابة أيضًا. ستكون تعليمات الكتابة للأطفال لمساعدتهم في أداء الواجبات المنزلية مختلفة عن تعليمات الآباء الذين يساعدون أطفالهم في أداء الواجبات المنزلية.
5 قم بإعداد مقدمة قصيرة. ستوضح المقدمة لقرائك ما ستساعدهم تعليماتك على القيام به والنتيجة النهائية التي سيحصلون عليها عندما يتبعونها. ضع في اعتبارك أن معظم القراء سيتخطون المقدمة، أو على الأقل يختصرونها. لذلك لا تضع أي معلومات حيوية أو تحذيرات مهمة في المقدمة. X موارد البحث
- إذا وضعت تحذيرًا مهمًا في المقدمة، فتأكد من كتابته مرة أخرى في الخطوات في حالة فقد شخص ما للمقدمة.
- على سبيل المثال، إذا كنت تشرح كيفية صنع شطيرة زبدة الفول السوداني والمربى، فيمكنك الإشارة إلى أنها وجبة مفيدة وسهلة يحبها الأطفال لتناول طعام الغداء أو كوجبة خفيفة في فترة ما بعد الظهر.
تعليمات الكتابة
1 قسّم المهمة إلى خطوات صغيرة. يجب أن تتضمن كل خطوة إجراءً واحدًا فقط. إذا كان لديك أكثر من جملة أو جملتين في خطوة واحدة، فمن الأفضل تقسيمها إلى خطوات أبسط وأقصر. X موارد البحث
- على سبيل المثال، بدلاً من كتابة “ضع طوق الكلب”، قم بتقسيمه إلى “ضع طوق الكلب حول رقبته” ثم “ضع المقود على الياقة”.
- هنا “وضع طوق الكلب حول رقبته” هي الخطوة الأولى، و “وضع المقود على الياقة” هي الخطوة الثانية.
2 ابدأ كل خطوة بكلمة تدل على الإجراء الواجب اتخاذه. يجب أن تعكس كل خطوة تكتبها إجراء يتم تنفيذه. استخدم الأفعال لتوضح للقراء بالضبط ما يجب عليهم فعله لإكمال هذه الخطوة. X موارد البحث
- اشرح تعليماتك حتى توصل للقارئ ما يجب عليه فعله بشكل مباشر وصريح، ولا تخبره فقط بما يجب أن يعرفه ويقتنع به.
- على سبيل المثال، إذا كنت تكتب تعليمات للكلاب التي تمشي، فاكتب “تحقق من حجم طوق” بدلاً من “معرفة حجم طوق”. هذا أكثر فعالية.
3 اكتب خطواتك في تسلسل منطقي. إذا افترضنا أن القارئ سيبدأ فورًا في تنفيذ المهمة بمجرد أن يقرأ الخطوة الأولى، فمن المؤكد أنه لن يقرأ أولاً الخطوات بالكامل حتى نهايتها. إذا كانت هناك معلومات سيحتاج القارئ إلى معرفتها لإكمال الخطوة، فقم بإضافة تلك المعلومات في نفس الخطوة. X موارد البحث
- إذا كان هناك خطر قد ينشأ عند تنفيذ خطوة معينة، فيجب أن تذكرها عند كتابة هذه الخطوة، وليس في بداية مقالتك أو في نهاية التعليمات عندما يصبح من المستحيل معالجتها.
- قدم تعليمات للقارئ لمساعدته في معرفة ما إذا كان قد قام بالخطوة بشكل صحيح، اكتب، على سبيل المثال، “يمكنك معرفة ما إذا كان طوق الكلب بالحجم المناسب إذا كان بإمكانك وضع إصبعين بين الياقة وظهر عنق الكلب. “
4 اختر كلماتك بعناية. اكتب بطريقة بسيطة يمكن لأي شخص أن يفهمها. غالبًا ما يكون من الأفضل تجنب استخدام المصطلحات الفنية، إذا لم يكن ضروريًا تقديم تعريف قصير ومبسط للمصطلح. X موارد البحث
- على سبيل المثال، إذا كنت تشرح كيفية كتابة أمر محكمة، فستحتاج إلى استخدام المصطلحات القانونية التقنية. اكتب تعريفًا بسيطًا لقرائك هنا أولاً، ثم اكتب المصطلح المستخدم في المحاكم.
5 استخدم الأفعال الإيجابية. من الأفضل عادةً إخبار القراء بما يحتاجون إلى القيام به لإكمال مهمتهم بدلاً من إخبارهم بما يجب عليهم تجنبه. عندما يقرأ شخص ما التعليمات، يكون مستعدًا للقيام بما يجب عليه القيام به لتنفيذ مهمته. إذا أخبرته بما يجب تجنبه، فقد يصاب بالارتباك وينتهي به الأمر بفعل ذلك. X موارد البحث
- إذا استخدمنا مثال الإرشادات الخاصة بتمشية كلب، فمن الأفضل أن نقول “تأكد من أن مقاس الياقة يناسبك” بدلاً من أن نقول “تجنب استخدام طوق ضيق”.
6 اكتب بصيغة مقنعة. يساعدك استخدام كلمة (أنت) في توجيه كلماتك للقارئ وتجنب الالتباس. عندما تستخدم ضمير “أنت”، سيعرف القارئ ما يجب عليه فعله لإكمال مهمته، بدلاً من التخمين. X موارد البحث
- على سبيل المثال، إذا كتبت عبارة “يجب الضغط على الكبد”، فسيكون القارئ مرتبكًا بشأن من يجب أن يفعل ذلك، ولكن إذا كتبت “يجب الضغط على الكبد”، أو حتى “يجب الضغط على الكبد” فلن يترك ذلك مجالًا للشك هو القارئ الذي يجب أن يفعل ذلك بنفسه.
7 ضع قائمة ببعض البدائل. في بعض المهام، قد تجد أن هناك أكثر من طريقة لإجراء خطوة واحدة أو مجموعة من الخطوات. ضع البديل مع الخطوة لتترك للقارئ الحرية في اختيار الطريقة الأنسب له. X موارد البحث
- إذا كنت تشرح كيفية صنع شطيرة زبدة الفول السوداني والمربى على سبيل المثال، يمكنك إضافة “استبدل زبدة الفول السوداني بزبدة اللوز إذا كنت تعاني من حساسية الفول السوداني”.
8 استخدم الرسوم التوضيحية حيث تجدها مفيدة. هل سمعت مقولة “الصورة تتحدث بألف كلمة” قد توضح الصورة أو الرسم التوضيحي خطوة ما وتجعلها أكثر قابلية للفهم عند كتابة تعليمات واضحة. X موارد البحث
- عندما تكتب المزيد من الإرشادات الفنية، فأنت بحاجة إلى التأكد من أن الصورة واضحة تمامًا للقارئ وأن العمل الذي يثير الاهتمام في الصورة لا تحجبه الأيدي أو الأدوات المستخدمة.
اختبار التعليمات
1 قسّم تعليماتك إلى أجزاء. بعض المهام معقدة ولها أكثر من جزء. إذا كنت تكتب تعليمات لمهمة معقدة تتضمن أجزاء أصغر، فقم بتقسيمها إلى أجزاء منفصلة. X موارد البحث
- إذا كنت تقوم بترقيم خطواتك، فابدأ من جديد في كل قسم. سيشعر القارئ بإحساس الإنجاز بعد كل جزء.
- سيكون من الأفضل تقسيم مهمتك إلى أجزاء، حتى لو لم تتضمن أجزاء منفصلة نسبيًا، لأن كتابة العديد من الخطوات المتتالية قد تشتت انتباه القراء.
2 اختبر تعليماتك كما كتبتها. إذا لم تتمكن من اتباع تعليماتك بالطريقة التي كتبتها بها، فلن يتمكن أي شخص آخر من اتباعها. اطلب من بعض أصدقائك القيام بهذه المهمة وفقًا لتعليماتك وإخبارك إذا وجدوا أي شيء غير واضح. X موارد البحث
- قد تضطر إلى اختبار تعليماتك أكثر من مرة، خاصة إذا كانت العملية طويلة ومعقدة.
3 قم بتعديل التعليمات الخاصة بك بعناية. يمكن أن تفسد الأخطاء الإملائية والنحوية الكتابة الواضحة، مما يجعل من الصعب اتباع هذه التعليمات. اقرأ تعليماتك من البداية إلى النهاية للتأكد من خلوها من الأخطاء. X موارد البحث
- إذا لم تكن واثقًا من مهارات تصحيح الأخطاء لديك، فيمكنك طلب المساعدة من صديق.
4 ضع قائمة بالأدوات والمواد التي ستحتاجها. إذا كانت المهمة تتطلب أدوات محددة، فسيكون من المفيد لقرائك سردها. ضع القائمة في بداية التعليمات حتى يتمكن القراء من جمع الأدوات التي سيحتاجون إليها قبل بدء المهمة. X موارد البحث
- فكر في الأمر كوصفة في كتاب طبخ. تتضمن الوصفات دائمًا قائمة بالمكونات وأدوات الطهي في البداية حتى يتمكن القراء من جمع الأدوات التي سيحتاجون إليها قبل بدء المهمة.
5 ضع تحذيرات عند الحاجة. بعد اختبار التعليمات الخاصة بك، هنا يمكنك اكتشاف أن هناك بعض المخاطر التي لم تكن تدرك وجودها أثناء كتابة التعليمات في المقام الأول. قم بتنبيه القراء حول هذه المخاطر حتى يتمكنوا من اتخاذ الاحتياطات. X موارد البحث
- على سبيل المثال، إذا كنت تكتب تعليمات حول كيفية غلي الماء، فيجب عليك تضمين تحذير من أن القدر سيكون ساخنًا جدًا ولا يجب لمسه حتى قبل أن يبدأ الماء في الغليان.